Certificado digital: copia, contraseña y renovación sin sustos

Copia de seguridad del certificado digital: lo que conviene hacer antes de necesitarlo

Una traductora autónoma de Sevilla quiere pedir el voto por correo desde la web de Correos, porque el 29 de noviembre estará trabajando fuera. Su certificado digital vivía en el portátil viejo, que ya no arranca, y la copia que hizo hace tres años está en un pendrive con una contraseña que no recuerda. Puede pedir el voto en persona en una oficina de Correos, pero el problema seguirá ahí en su próximo trámite con Hacienda.

Las elecciones generales devuelven a mucha gente al certificado, pero el problema es el mismo cada vez que llega un trámite con Hacienda o la Seguridad Social. Lo que sigue se apoya en las instrucciones de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), que emite el certificado de persona física de forma gratuita.

Para el voto por correo, estos son los plazos que publica el Gobierno:

Qué es exactamente la copia del certificado

Cuando descargas el certificado, queda instalado en el almacén de tu navegador o de tu sistema: el de Windows, que usan Chrome y Edge; el propio de Firefox, o el llavero de Mac. La copia de seguridad es ese mismo certificado exportado a un archivo junto con su clave privada, que es la parte que firma y te identifica.

Un certificado guardado en una tarjeta criptográfica no permite exportar la clave privada: en ese caso no hay copia posible, y lo que hay que proteger es la tarjeta.

Cómo hacer la copia, según la FNMT

• Chrome en Windows: Configuración > Privacidad y seguridad > Seguridad > Gestionar certificados > Gestionar certificados importados desde Windows. Elige tu certificado, pulsa Exportar, marca «Exportar la clave privada», deja el formato que aparece por defecto y escribe una contraseña.
• Edge: menú > Configuración, busca «Certificados» y abre Administrar certificados; tu certificado está en la pestaña «Personal». A partir de ahí, el asistente de Windows es el mismo.
• Firefox: Ajustes > Privacidad y seguridad > Certificados > Ver certificados, pestaña «Sus certificados», botón Hacer copia. El archivo resultante termina en .p12; en Firefox para Mac, escribe tú esa extensión al darle nombre.
• Mac (llavero): abre Acceso a Llaveros, entra en «Mis certificados», selecciona el tuyo y elige Archivo > Exportar elementos.

Para usarlo en el móvil, la FNMT explica cómo importar esa copia en Android (Ajustes > Seguridad > Almacenamiento de credenciales) y en iOS, abriendo el archivo desde Mail o iCloud. Si te lo envías por correo para instalarlo, borra después el mensaje.

La contraseña: la eliges tú

Esa contraseña no la da la FNMT. La eliges tú en el último paso de la exportación, y la propia FNMT insiste en que la recuerdes porque se pedirá para instalar la copia en otro equipo. Si la olvidas, la copia no sirve. Si el certificado sigue instalado en algún navegador, haz otra copia con una contraseña nueva; si no, tendrás que pedir un certificado nuevo.

No es la única contraseña que puede aparecer:

Guárdala en un gestor de contraseñas junto a una nota con la fecha de la copia. Un pendrive sin contraseña conocida es solo un pendrive.

Dónde guardarla y a quién no dársela

La FNMT pide guardar la copia con la clave privada «en lugar seguro» y no entregarla «a nadie bajo ningún concepto». En la práctica, dos copias en dos sitios distintos siguen la regla 3-2-1: por ejemplo, un pendrive en un cajón y otra en tu nube, dentro de una carpeta que cifres antes de subirla. Nunca en una carpeta compartida ni en la bandeja de entrada.

El caso más delicado es la gestoría. Según la FNMT, una nota de la Secretaría de Estado para el Avance Digital de mayo de 2019 considera que entregar el certificado o revelar sus claves no es conforme con la ley, y cualquier uso por otra persona queda bajo la responsabilidad del titular. La alternativa existe: la Agencia Tributaria permite apoderar a otra persona o empresa para que haga tus trámites por internet con su propio certificado.

La FNMT avisa también de webs que se presentan como oficiales, ofrecen «ayuda» para obtener el certificado y se quedan con una copia. El único sitio para pedirlo es la sede electrónica de la FNMT, y el de persona física es gratuito. Es la misma táctica que usan los avisos falsos que imitan a la Administración.

Renovar, caducar, anular

La fecha de caducidad figura en el propio certificado: en Edge, en Administrar certificados > Personal, con doble clic; en Firefox, en Ver certificados. Según la FNMT, los emitidos por la «AC FNMT Usuarios» valen hasta el 31 de diciembre de 2028.

Cinco minutos esta semana

1. Mira la fecha de caducidad de tu certificado y apúntala en el calendario dos meses antes.
2. Exporta una copia con la clave privada.
3. Guarda la contraseña de esa copia en tu gestor de contraseñas.
4. Deja la copia en dos sitios, uno de ellos fuera de casa o de la oficina y cifrado.
5. Si tu gestoría usa tu certificado, pregúntale por el apoderamiento.
6. Si vas a votar por correo, pídelo antes del 19 de noviembre.

Todo lo anterior se refiere al certificado de la FNMT y a trámites en España. En América Latina, cada país tiene su propia firma electrónica y sus propias reglas de custodia.