Diez criterios para comparar servicios de almacenamiento en la nube

Comparar servicios de almacenamiento en la nube sin quedarte en el precio

Las tarifas de nube se parecen tanto que la tentación es elegir por la cifra más baja de la primera línea. Esa cifra dice poco de lo que pasará el día que alguien borre una carpeta, deje la empresa o necesite enviar un vídeo de 80 GB. Esta lista acompaña la guía para elegir bien la nube de tu negocio y retoma varios puntos de las recomendaciones del INCIBE para servicios de almacenamiento, publicadas en 2020 para empresas españolas.

La respuesta corta: compara espacio, usuarios, límites, recuperación, seguridad, ubicación, contrato, integración, soporte y salida. La respuesta útil: no todos pesan igual. Una gestoría de Valencia y un estudio de vídeo de Bogotá pueden revisar los mismos diez puntos y llegar, con razón, a servicios distintos.

Los diez puntos que separan dos ofertas parecidas

1. Espacio útil, no espacio anunciado. Comprueba si el espacio es por usuario o se comparte entre toda la organización. En Google Workspace Business Starter son 30 GB por persona, agrupados para toda la empresa (planes de Google Workspace); en Microsoft 365 Empresa Básico, Estándar y Premium, OneDrive ofrece 1 TB por usuario, a fecha de octubre de 2026.
2. Administración de usuarios. Una consola para crear, suspender y cerrar cuentas evita que los archivos dependan de la buena memoria de nadie. En Microsoft 365, cuando se elimina a un usuario, su responsable recibe acceso a su OneDrive durante 30 días por defecto, un plazo que el administrador puede modificar (Microsoft Learn).
3. Límites por archivo y por día. Google Drive acepta archivos de hasta 5 TB, pero cada usuario puede subir o copiar 750 GB cada 24 horas. OneDrive y SharePoint fijan el máximo en 250 GB por archivo. Para la mayoría de oficinas da igual; para quien edita vídeo, no.
4. Papelera e historial de versiones. Google Drive elimina definitivamente lo que lleva 30 días en la papelera. OneDrive conserva los elementos borrados 30 días en una cuenta personal y 93 días en una cuenta de trabajo o educativa. Dropbox indica 30 días en Plus, 180 días en Standard y un año en Advanced, tanto para recuperar archivos como para volver a versiones anteriores.
5. Seguridad de acceso. Verificación en dos pasos para todas las cuentas, posibilidad de imponerla desde la administración y un registro de quién abrió o cambió cada documento. El INCIBE pide expresamente que el proveedor registre accesos y modificaciones.
6. Ubicación de los datos. Para una empresa española con datos de clientes, el INCIBE aconseja que la información se aloje en la Unión Europea. Microsoft se compromete a almacenar y tratar dentro de la UE y la AELC los datos de los clientes de Microsoft 365 registrados en esos países, con excepciones que detalla en su documentación sobre el límite de datos de la UE. En la página de planes de Google Workspace, las regiones de datos aparecen entre las funciones de las ediciones Enterprise. En América Latina, cada ley nacional regula a su manera las transferencias al extranjero.
7. Contrato y protección de datos. Un plan profesional se rige por condiciones para empresas, no por las de consumo. En España, el artículo 28 del RGPD obliga a elegir un encargado del tratamiento que ofrezca garantías suficientes y a regular el servicio mediante un contrato (texto del RGPD en el BOE).
8. Integración con tus herramientas. El correo, la ofimática, el programa de facturación y el sistema operativo de tus equipos condicionan la elección más que cualquier comparativa. Comprueba que existe aplicación de escritorio para tu ordenador (computadora) y aplicación para tu móvil (celular).
9. Soporte y nivel de servicio. Saber en qué idioma, por qué canal y con qué compromiso de disponibilidad responde el proveedor. El INCIBE recomienda valorar los acuerdos de nivel de servicio antes de firmar.
10. Salida y coste total. Pregunta cómo exportar todo, con qué formato y en cuánto tiempo, y calcula el coste de un año completo con todos los usuarios, los impuestos de tu país y los complementos que necesitarás.

Una plantilla para puntuar a dos o tres candidatos

Copia esta tabla en una hoja de cálculo. Da a cada criterio un peso de 1 (secundario) a 3 (decisivo) según tu caso, puntúa cada servicio de 0 a 5 y multiplica. Los pesos de ejemplo corresponden a dos negocios ficticios: una gestoría de seis personas en Valencia y un estudio de vídeo de cuatro personas en Bogotá.

Suma los productos de cada columna. Si dos servicios quedan a menos de un 10 % de distancia, no busques más decimales: prueba ambos durante una semana con archivos reales y decide por la comodidad del equipo. Si un servicio saca un 0 en un criterio con peso 3, descártalo aunque gane en el total.

Antes de puntuar, separa lo personal de lo profesional

Ninguna puntuación compensa que los archivos del negocio sigan en la cuenta privada de alguien. Si es tu caso, conviene resolver primero el paso de separar la cuenta del negocio de la personal, porque cambia qué planes puedes comparar.

Cuando varios criterios dependen del tamaño del equipo

La administración de usuarios o las carpetas compartidas casi no pesan para quien trabaja solo y se vuelven decisivas a partir de tres o cuatro personas. Para un negocio con empleados, merece la pena ver cómo se organiza la nube compartida de un equipo pequeño antes de fijar los pesos.

Desconfía de la palabra «ilimitado»

Algunas ofertas parecen ganar en el primer criterio porque no ponen tope al espacio. Leer lo que esconden las ofertas sin límite de espacio ayuda a puntuar ese criterio con los pies en el suelo.