# Almacenamiento en la nube para un equipo de 2 a 15 personas

> Espacio compartido, permisos, altas y bajas: qué necesita la nube de un equipo de 2 a 15 personas y cómo lo resuelven Google Workspace, Microsoft 365 y Dropbox.

El **almacenamiento en la nube para equipos pequeños** se decide, antes que por la marca, por dónde viven los archivos comunes: en un espacio compartido de la empresa y no en las carpetas personales de cada empleado. Para un equipo de 2 a 15 personas en España o América Latina cuentan además la administración de cuentas, los permisos por proyecto y un procedimiento para cuando alguien se va. Google Workspace, Microsoft 365 y Dropbox lo resuelven con herramientas distintas.

**En resumen**

1. Microsoft indica que OneDrive está pensado para los archivos de trabajo de cada persona y recomienda SharePoint para los archivos de un equipo.
2. En Google Workspace, los archivos de una unidad compartida pertenecen al equipo y se conservan aunque se elimine la cuenta de quien los creó.
3. Los planes Business de Google Workspace admiten hasta 300 usuarios y el plan Advanced de Dropbox exige al menos tres personas, a fecha de octubre de 2026.


## Almacenamiento en la nube para equipos pequeños: primero, dónde viven los archivos comunes

En un estudio de arquitectura de cinco personas en Lima, cada uno guarda sus planos en su propia carpeta de la nube y los comparte con los demás cuando hace falta. Funciona hasta que la persona que tenía la versión buena está de vacaciones, o hasta que deja el estudio. Al [elegir la nube adecuada para tu negocio](/guias/almacenamiento-en-la-nube/como-elegir/) con un equipo, la primera decisión no es el proveedor, sino dónde viven los archivos de todos. Microsoft lo dice sin rodeos en la [descripción del servicio OneDrive](https://learn.microsoft.com/es-es/office365/servicedescriptions/onedrive-for-business-service-description): el espacio de cada usuario está pensado para sus archivos de trabajo personales, y los datos de la organización o de un departamento deben ir a SharePoint.

La respuesta corta para un equipo de 2 a 15 personas: un espacio compartido que pertenezca a la empresa, una o dos personas que administren las cuentas, permisos por cliente o proyecto y un procedimiento escrito para las bajas. El proveedor importa menos que estas cuatro decisiones.

### Espacio personal y espacio compartido no son lo mismo

Los tres servicios más extendidos separan las dos cosas, cada uno con su vocabulario:

- **Microsoft 365** da a cada usuario su OneDrive, con 1 TB en los planes Empresa Básico, Estándar y Premium, y reserva SharePoint para lo que comparte el equipo.
- **Google Workspace** distingue «Mi unidad» de las unidades compartidas. Según la [ayuda de Google Workspace](https://support.google.com/a/answer/7212025?hl=es), los archivos de una unidad compartida pertenecen al equipo y no a un usuario concreto, y se conservan aunque el administrador elimine la cuenta de quien los añadió.
- **Dropbox** ofrece planes de equipo con espacio común: Standard, para una persona o más, parte de 3 TB para el equipo; Advanced, para tres personas o más, parte de 15 TB ([planes de Dropbox](https://www.dropbox.com/es_ES/plans)), a fecha de octubre de 2026.

Un matiz para equipos pequeños con presupuesto ajustado: Google incorporó las unidades compartidas a Business Starter a mediados de septiembre de 2024, pero en una versión básica, sin algunos controles de administración y seguridad, como la posibilidad de controlar el acceso a los elementos de una unidad compartida ([anuncio de Google Workspace](https://workspaceupdates.googleblog.com/2024/08/shared-drive-access-business-starter.html)). Para un equipo que comparte carpetas con clientes, ese detalle pesa.

### Lo que cambia entre 2 y 15 personas

Un equipo de tres socios y uno de quince no tienen los mismos problemas, aunque contraten el mismo plan.

| Tamaño | Situación habitual | Qué priorizar |
|---|---|---|
| 2 a 5 personas | Socios y uno o dos empleados; casi todos ven casi todo | Un espacio compartido único, verificación en dos pasos para todos, una persona que administra y otra de respaldo |
| 6 a 10 personas | Varios clientes en paralelo y primeros colaboradores externos | Espacios por cliente o proyecto, reglas para compartir fuera de la empresa, procedimiento de baja por escrito |
| 11 a 15 personas | Más rotación y varios responsables de área | Administración delegada, revisión periódica de accesos, un plan con controles de administración completos |

Con más de quince personas, la lógica es la misma, pero conviene que alguien dedique horas fijas a la administración. Los planes Business de Google Workspace admiten hasta 300 usuarios, así que el techo rara vez lo pone el producto.

### Ordenar la nube del equipo en una tarde

Este orden funciona con cualquiera de los tres servicios:

1. **Nombra a quien administra** y a una persona suplente. Nunca una sola cuenta con todos los permisos.
2. **Crea los espacios compartidos** por área o por cliente, no por persona: «Clientes», «Administración», «Plantillas», «Proyectos 2026».
3. **Decide los papeles en cada espacio**: quién lo gestiona, quién edita y quién solo consulta.
4. **Copia los archivos comunes** desde las carpetas personales y comprueba que todo se abre antes de borrar los originales.
5. **Activa la verificación en dos pasos** para todas las cuentas del equipo.
6. **Escribe el procedimiento de baja** en media página: suspender la cuenta, transferir sus archivos personales, revisar los enlaces que compartió con terceros.
7. **Pon fecha a la primera revisión de accesos**, por ejemplo cada tres meses.

El paso 6 es el que más tiempo ahorra después. En Microsoft 365, cuando se elimina un usuario, su responsable recibe acceso a su OneDrive durante 30 días por defecto; en Google Workspace, el administrador puede transferir la propiedad de sus archivos a otra persona. Sin un procedimiento, esos plazos se descubren cuando ya han pasado.

### Si el equipo empezó con cuentas privadas

Muchos equipos pequeños nacieron compartiendo carpetas desde el Drive personal del fundador. Antes de organizar nada, conviene entender [el riesgo de las cuentas privadas](/guias/almacenamiento-en-la-nube/como-elegir/cuenta-personal-o-de-empresa/) en un negocio y cómo hacer la mudanza sin perder archivos.

### Cuando el equipo maneja información confidencial

Un despacho de abogados o una gestoría de diez personas tiene las mismas necesidades de organización, más una capa de obligaciones de secreto y protección de datos. Las particularidades de los [despachos que custodian información confidencial](/guias/almacenamiento-en-la-nube/como-elegir/para-despachos-profesionales/) cambian algunos pesos en la elección.

### Antes de firmar con un proveedor

Con la organización clara, queda comparar ofertas concretas. Para [comparar proveedores punto por punto](/guias/almacenamiento-en-la-nube/como-elegir/criterios/), la plantilla de criterios ponderados sirve igual para tres personas que para quince.