Trabajar sin conexión con archivos en la nube
Para trabajar sin conexión con archivos en la nube hay que prepararlos antes de perder internet: en el ordenador, marcándolos para conservarlos en el equipo con OneDrive, Google Drive para ordenadores o Dropbox; en el navegador, activando el acceso sin conexión de Documentos de Google. Los cambios se sincronizan al volver a conectar y, si otra persona editó el mismo archivo, pueden aparecer copias en conflicto.
Trabajar sin conexión con archivos en la nube, sin sorpresas
Un tren sin cobertura, un vuelo largo o una caída de la fibra a media mañana no tienen por qué parar el trabajo, siempre que los archivos estén preparados antes. Entender cómo se mueven los archivos entre tu equipo y la nube es la clave: lo que está guardado en el dispositivo se abre sin internet; lo que solo está en la nube, no. Google lo resume en su ayuda para usar Documentos de Google sin conexión: hace falta conexión para configurar el acceso sin conexión, no después.
La regla práctica es sencilla: lo que vas a necesitar sin internet se decide con internet.
Qué funciona sin conexión en cada servicio
| Dónde trabajas | Qué hacer antes de desconectarte | Qué ocurre sin conexión |
|---|---|---|
| OneDrive en el ordenador (computadora) con Windows | Clic derecho en la carpeta › «Mantener siempre en este dispositivo» | Los archivos marcados se abren y editan con normalidad; los «solo en línea» no se abren |
| Google Drive para ordenadores | Clic derecho › «Acceso sin conexión» › «Disponible sin conexión», o usar el modo «Replicar archivos» | Igual: solo lo descargado está disponible |
| Documentos, Hojas y Presentaciones de Google en el navegador | En Chrome o Edge, instalar la extensión «Documentos de Google sin conexión», activar «Sin conexión» en la configuración de Drive y marcar cada archivo como «Disponible sin conexión» | Editas en el navegador y los cambios se envían al volver a conectar |
| Dropbox en el ordenador | Clic derecho › «Disponible sin conexión» | Los archivos marcados se abren; los «solo en línea» no |
| Dropbox en el móvil (celular) | Activar «Disponible sin conexión» en el menú del archivo o de la carpeta | Los archivos sueltos se pueden marcar en cualquier cuenta; las carpetas completas, solo en planes de pago |
Según la ayuda de Dropbox sobre archivos sin conexión, las carpetas completas sin conexión en el móvil están disponibles en los planes Plus, Family, Professional, Standard, Advanced y Enterprise, y los archivos sin conexión del móvil no se actualizan con datos móviles salvo que cambies la configuración. Para Documentos de Google, el navegador no puede estar en modo incógnito y el equipo necesita espacio libre.
Antes de desconectarte: una lista de cinco minutos
Copia esta lista y repásala la víspera de un viaje o de una visita a un cliente:
- Abre la carpeta del proyecto y marca como disponible sin conexión todo lo que vas a necesitar, no solo el documento principal: plantillas, imágenes, hojas de cálculo enlazadas.
- Espera a que termine la descarga. El icono de estado de cada archivo debe indicar que ya está en el equipo.
- Comprueba el espacio libre del portátil (laptop): una carpeta de vídeo marcada sin querer puede llenarlo.
- Prueba a abrir un archivo con el wifi apagado. Es la única comprobación que no falla.
- Avisa al equipo de qué documentos vas a editar sin conexión, para que nadie trabaje sobre ellos a la vez.
Mientras trabajas sin internet
Los cambios se guardan en tu equipo y quedan pendientes de sincronizar. Conviene evitar dos tentaciones: renombrar o mover carpetas compartidas, que al reconectar puede reorganizar el trabajo de otras personas, y abrir archivos que no marcaste, porque no se descargarán.
Si usas Documentos de Google en el navegador, trabaja con el mismo navegador y la misma cuenta con los que activaste el acceso sin conexión.
Al volver a conectar: los conflictos
Cuando recuperas la conexión, la aplicación sube tus cambios. Si nadie tocó esos archivos, no notarás nada. Si alguien los editó mientras tanto, el servicio no puede saber qué versión es la buena y guarda las dos.
Dropbox lo explica en su página sobre copias en conflicto: se crean cuando varias personas editan el mismo archivo a la vez, cuando alguien lo edita sin conexión mientras otro también lo hace, o cuando una aplicación abierta en otro equipo guarda una versión nueva. El nombre de la copia incluye el nombre del editor, la expresión «copia en conflicto» y la fecha.
Qué hacer cuando aparece una:
- No borres nada todavía. Abre las dos versiones y compara.
- Fusiona a mano los cambios en el archivo original y avisa a la otra persona.
- Elimina la copia en conflicto cuando estés seguro de que no falta nada.
Si en Documentos de Google aparece el aviso «No se ha podido sincronizar», Google recomienda comprobar la conexión y desactivar y volver a activar el acceso sin conexión desde el menú «Archivo».
Un caso típico: un consultor entre Monterrey y Bogotá
Un consultor de Monterrey vuela a Bogotá para presentar un informe. La víspera marca como disponible sin conexión la carpeta del cliente en su portátil, comprueba con el wifi apagado que abre la presentación y avisa a su compañera de que revisará el anexo durante el vuelo. Al aterrizar, los cambios se sincronizan sin conflictos, porque nadie más tocó el anexo. Diez minutos de preparación ahorran una mañana de reconstruir versiones.
Si te falta espacio para tenerlo todo en el equipo
No hace falta descargar la nube entera para trabajar sin conexión. Basta con decidir qué archivos se quedan en el equipo y dejar el resto en la nube, visible pero sin ocupar disco.
Si el trabajo sin conexión es cosa de todo el equipo
Cuando varias personas trabajan a menudo desde trenes, obras o casas con mala conexión, los conflictos dejan de ser una anécdota. Lo que funciona entonces es pactar las normas de un equipo que trabaja a distancia.