Cómo compartir archivos grandes con un enlace
Para compartir archivos grandes, lo más práctico es subirlos a la nube que ya usa tu negocio y enviar un enlace en lugar de un adjunto: Gmail, por ejemplo, limita los adjuntos a 25 MB en las cuentas personales. Google Drive, OneDrive y Dropbox admiten archivos de cientos de gigas, pero difieren en quién puede abrir el enlace, si caduca, si admite contraseña y en qué planes están disponibles esas opciones.
Compartir archivos grandes sin pelearte con el correo
Un vídeo de 3 GB, las fotos de una boda, los planos de una reforma: el correo los rechaza o los convierte en un mensaje que nadie consigue descargar. Gmail limita los adjuntos a 25 MB en las cuentas personales y, por encima, inserta automáticamente un enlace de Google Drive. Esa es la pista: casi siempre conviene enviar un enlace a la nube de tu negocio en lugar del archivo, una de las costumbres básicas para enviar y compartir archivos sin caos.
El método es el mismo en todos los servicios: subes el archivo, creas un enlace, decides quién puede abrirlo y con qué permiso, añades una caducidad o una contraseña si tu plan lo permite, y envías el enlace. La diferencia está en los límites y en las opciones de cada plan.
Cuánto aguanta cada servicio
| Servicio | Tamaño máximo por archivo | A tener en cuenta |
|---|---|---|
| Gmail, cuenta personal | 25 MB por mensaje con adjuntos | Por encima, propone un enlace de Drive |
| Google Drive | 5 TB | En Google Workspace, cada usuario puede subir hasta 750 GB cada 24 horas |
| OneDrive | 250 GB | Para archivos de varios GB, Microsoft recomienda la aplicación de sincronización en lugar del navegador |
| Dropbox | 2 TB con la aplicación de escritorio | Desde el sitio web, su ayuda sitúa el máximo entre 350 y 375 GB |
| 2 GB por documento | Cómodo para un envío puntual al móvil (celular), sin opciones de caducidad |
Datos de la documentación oficial de cada servicio a fecha de octubre de 2026.
Paso a paso: crear el enlace
En Google Drive
- Haz clic derecho en el archivo o la carpeta y elige «Compartir».
- En «Acceso general», deja «Restringido» si solo deben entrar las personas que añadas por correo, o elige «Cualquier persona con el enlace».
- Asigna el rol: «Lector» basta para descargar.
- Pulsa «Copiar enlace» y luego «Hecho».
La caducidad del acceso solo se aplica a personas añadidas con su correo, durante un año como máximo, y está reservada a cuentas de trabajo o de centros educativos que cumplan los requisitos. Un enlace abierto a cualquiera sigue funcionando hasta que vuelves a ponerlo en «Restringido».
En OneDrive
- Selecciona el archivo y pulsa «Compartir».
- Abre la configuración del vínculo y elige quién puede usarlo: «Cualquiera», «Personas de la organización», «Usuarios con acceso existente» o «Determinadas personas».
- Desactiva la edición si el destinatario solo tiene que descargar.
- Si tienes Microsoft 365, añade fecha de expiración o contraseña.
- Copia el vínculo o envíalo desde la misma ventana.
Microsoft detalla en su guía para compartir en OneDrive que la caducidad y la contraseña son exclusivas de los suscriptores de Microsoft 365, que en una carpeta solo se aplican a los vínculos «Cualquiera», y que bloquear la descarga es una opción de las cuentas profesionales o educativas.
En Dropbox
- Pasa el cursor sobre el archivo y pulsa «Compartir».
- Crea o copia el enlace.
- En la configuración del enlace, ajusta contraseña, caducidad y descargas si tu plan las incluye.
Esas tres opciones están disponibles en los planes Professional, Essentials, Standard, Advanced, Business, Business Plus y Enterprise, pero no en Basic ni en Plus, según la ayuda de Dropbox sobre permisos de enlace.
Qué revisar antes de pulsar «Copiar enlace»
- Quién: personas concretas mejor que «cualquiera» si el contenido es confidencial.
- Qué puede hacer: lectura para una entrega; edición solo si de verdad tiene que modificar el original.
- Hasta cuándo: una caducidad acorde con el proyecto, si el servicio lo permite.
- Con qué contraseña: si la usas, envíala por otro canal, no en el mismo correo que el enlace.
- Qué carpeta: comparte una carpeta de entregas, no la carpeta del proyecto con todo lo interno.
- Dónde lo apuntas: anota qué enviaste y a quién, para poder cortar el acceso más adelante.
Un ejemplo: 40 GB de grabaciones desde Rosario
Una productora audiovisual de Rosario entrega a un cliente de Valencia 40 GB de material en bruto. Lo sube a su OneDrive de empresa con la aplicación de sincronización durante la noche y crea un vínculo de solo lectura con caducidad a quince días. Al día siguiente, el cliente intenta bajar la carpeta entera y la descarga falla. La razón está en los límites de SharePoint y OneDrive: el ZIP que se genera al descargar varios archivos a la vez no puede superar los 20 GB. La solución fue repartir el material en tres subcarpetas de menos de 15 GB y enviar un enlace por cada una. Detalles así conviene probarlos antes de que el cliente esté esperando.
Cuando prefieres que el archivo desaparezca solo
Si el destinatario es puntual y no quieres dejar nada abierto en tu nube, los servicios de transferencia que borran el envío pasado un plazo son otra opción, con sus propios límites de tamaño y de días.
El enlace también es un permiso
Elegir entre lector, comentador y editor al crear un enlace es una decisión de seguridad, no un trámite. Antes de enviar un original editable, repasa lo que permite cada nivel de acceso.
Los enlaces que nadie recuerda
Cada archivo pesado enviado deja un enlace activo. Pasados unos meses, conviene revisar y cortar los enlaces antiguos antes de que se acumulen.