# Compartir carpetas con clientes y colaboradores externos

> Cómo dar acceso a clientes y colaboradores de fuera de la empresa en Google Drive, OneDrive o Dropbox, y cómo recibir sus archivos sin abrir de más.

**Compartir carpetas con clientes** y colaboradores externos obliga a decidir tres cosas: si la persona necesita una cuenta, qué permiso recibe y hasta cuándo. Google Drive, OneDrive y Dropbox permiten invitar por correo a gente de fuera de la empresa, verificar su identidad con un código y recibir sus archivos mediante solicitudes que no exigen cuenta, pero cada servicio y cada plan aplican reglas distintas que conviene revisar antes de abrir la primera carpeta.

**En resumen**

1. En Google Workspace, el uso compartido con visitantes da acceso a personas sin cuenta de Google mediante un código PIN, si el administrador lo ha activado.
2. En OneDrive y SharePoint, un vínculo para personas concretas pide al invitado un código de verificación y deja de funcionar si se reenvía a otra persona.
3. Las solicitudes de archivos de Dropbox y la función Solicitar archivos de OneDrive para empresas permiten recibir documentos de personas sin cuenta sin mostrarles el contenido de la carpeta.


## Compartir carpetas con clientes sin abrir más de la cuenta

Un cliente que necesita ver los avances, un diseñador autónomo que entrega piezas, una asesoría que te pide documentos cada trimestre: tarde o temprano, alguien de fuera tiene que entrar en tus archivos. Es el punto en el que [colaborar en la nube con gente de fuera](/guias/almacenamiento-en-la-nube/compartir-y-colaborar/) se vuelve delicado, porque esas personas no están en tu directorio de usuarios y tú no controlas sus dispositivos. Microsoft resume bien la diferencia entre los tipos de acceso en su página sobre el [uso compartido con invitados en OneDrive y SharePoint](https://support.microsoft.com/es-es/sharepoint/lists/sharepoint-sharing-and-permissions/external-or-guest-sharing-in-onedrive-sharepoint-and-lists).

La regla práctica: primero define qué tiene que hacer la persona externa (mirar, enviarte archivos o trabajar contigo) y después elige la herramienta. Abrir la carpeta del proyecto entera «por si acaso» es lo que más problemas da después.

### Tres necesidades, tres herramientas

| Lo que necesita la persona externa | Google Drive | OneDrive o SharePoint | Dropbox |
|---|---|---|---|
| Consultar o descargar documentos | Carpeta compartida con rol «Lector» | Vínculo con permiso «Puede ver» | Carpeta o enlace con «Puede ver» |
| Enviarte archivos | Carpeta compartida con permiso de edición, limitada a esa carpeta | «Solicitar archivos» (OneDrive para empresas) | «Solicitudes de archivos», en todos los planes |
| Trabajar contigo sobre los documentos | Rol «Editor» en la carpeta o en una unidad compartida | Vínculo con «Puede editar» | Carpeta compartida con «Puede editar» |

En Dropbox, el permiso «Puede ver» deja ver, descargar, comentar y también compartir, y los permisos de una carpeta se extienden a sus subcarpetas, según su [ayuda sobre permisos](https://help.dropbox.com/es-es/share/set-file-folder-permissions).

### Si el cliente no tiene cuenta

El caso más habitual: tu negocio usa Google Workspace y el cliente usa Outlook, o al revés.

- **Google Workspace** ofrece el [uso compartido con visitantes](https://support.google.com/drive/answer/9195194?hl=es): la persona sin cuenta de Google recibe una invitación por correo y se identifica con un código PIN. La verificación dura 7 días y luego se repite. Tiene límites: no funciona en la app para móviles (celulares) ni en el cliente de escritorio, y el visitante no puede descargar carpetas enteras. Solo está disponible si el administrador lo ha activado.
- **OneDrive y SharePoint**, con un vínculo para «Determinadas personas», envían al invitado sin cuenta Microsoft un código de un solo uso por correo. Si reenvía el vínculo, no funciona para nadie más. El vínculo «Cualquiera», en cambio, se puede reenviar, no pide identificarse y no deja registro de quién lo usa, según Microsoft Learn.
- **Un enlace abierto a cualquiera** sirve en los tres servicios para una consulta rápida, pero no es buena idea para documentos con datos de clientes.

Lo que cada persona puede hacer también depende de lo que haya decidido el administrador. En Microsoft 365 hay cuatro niveles de uso compartido externo: «Cualquiera», «Invitados nuevos y existentes», «Invitados existentes» y «Solo personas de la organización». Si un vínculo no aparece, suele ser porque el nivel de tu organización no lo permite.

### Recibir archivos sin abrir tu carpeta

Para que un cliente te envíe sus facturas o sus fotos no hace falta darle acceso a nada. Basta con una solicitud de archivos:

- **Dropbox**: las [solicitudes de archivos](https://help.dropbox.com/es-es/share/create-file-request) existen en todos los planes y quien envía no necesita cuenta. El tamaño máximo por archivo es de 2 GB en Basic, Plus y Family, y de 250 GB en los planes profesionales, que además permiten fijar una fecha límite. La carpeta de destino es privada por defecto y la solicitud se cierra con «Cerrar solicitud».
- **OneDrive para empresas**: con [Solicitar archivos](https://support.microsoft.com/es-es/office/f54aa7f8-2589-4421-b351-d415fc3b83af), la persona sube documentos sin cuenta y sin ver lo que ya hay en la carpeta. Cada archivo recibido lleva un prefijo que identifica a quien lo envió. No está disponible en OneDrive para el hogar.

### Antes de abrir una carpeta a alguien de fuera

Esta lista cabe en una nota adhesiva y evita la mayoría de sustos:

1. **Una carpeta por cliente o por proyecto**, separada de lo interno (presupuestos de otros clientes, nóminas, notas del equipo).
2. **Un responsable interno** que sepa quién tiene acceso y por qué.
3. **El permiso mínimo**: lectura salvo que deba modificar algo.
4. **Invitación con nombre y correo** mejor que enlace abierto.
5. **Fecha de caducidad** si tu plan la ofrece. En Google Workspace, la caducidad de una carpeta solo se aplica al rol «Lector», se propone por defecto a 30 días y no puede pasar de un año.
6. **Un nombre de carpeta que el cliente entienda**, sin códigos internos.
7. **La fecha de cierre anotada** en tu agenda o en la ficha del proyecto.

### Un ejemplo: una gestoría de Valencia y sus 60 clientes

Una gestoría de Valencia recibía cada trimestre las facturas de sus clientes por correo, mezcladas con fotos borrosas y archivos repetidos. Con su Microsoft 365, crea en OneDrive una carpeta por cliente y, en cada una, una solicitud de archivos. Los clientes suben sus documentos desde el navegador, sin cuenta y sin ver los de nadie más. Para devolver las declaraciones, usa vínculos de solo lectura para personas concretas, que piden un código al abrirlos. Al cerrar el ejercicio, borra las solicitudes y revisa los vínculos activos.

### Lector, comentador o editor

Elegir el nivel adecuado es la mitad del trabajo. La diferencia entre los roles de cada servicio, y las opciones para impedir descargas o reenvíos, están en la página sobre [elegir entre lector, comentador y editor](/guias/almacenamiento-en-la-nube/compartir-y-colaborar/permisos/).

### Que la carpeta del cliente no dependa de una sola persona

Si la carpeta compartida vive en la cuenta personal de un empleado, se va con él cuando deja la empresa. Por eso conviene que los proyectos de clientes estén en [un espacio común del equipo](/guias/almacenamiento-en-la-nube/compartir-y-colaborar/unidades-compartidas/) y no en carpetas personales.

### Cerrar la puerta al terminar el proyecto

Un acceso externo que nadie retira sigue abierto durante años. Los pasos para [revocar los accesos de antiguos clientes](/guias/almacenamiento-en-la-nube/compartir-y-colaborar/dejar-de-compartir/) en cada servicio, y una revisión periódica sencilla, completan este trabajo.