Dejar de compartir: revisar y revocar accesos antiguos
Para dejar de compartir una carpeta o un archivo hay que hacer dos cosas distintas: quitar a cada persona que tiene acceso y cortar los enlaces abiertos. Google Drive, OneDrive y Dropbox lo permiten desde el panel de uso compartido. Lo difícil es saber qué sigue compartido meses después, y para eso sirven los operadores de búsqueda de Drive, la vista Compartido de OneDrive y Dropbox, y los informes de uso compartido de SharePoint.
Dejar de compartir: encontrar y cerrar los accesos que sobran
El proyecto terminó hace dos años, pero el diseñador que colaboró en él sigue teniendo permiso de edición sobre la carpeta del cliente, y el enlace que mandaste a un proveedor todavía abre la lista de precios. Nadie lo hizo con mala intención: compartir es un clic, y retirar el acceso nunca corre prisa. Cerrar esas puertas forma parte de enviar y compartir sin caos, y Google explica cómo hacerlo en su página sobre cambiar el uso compartido de un archivo.
La respuesta corta tiene dos capas. Primero, las personas: quitas a quien ya no debe entrar. Después, los enlaces: los pones en acceso restringido o los eliminas. Y como lo que más cuesta es localizar lo compartido, el trabajo se ordena en tres pasos: encontrar, revocar y anotar.
Paso 1: encontrar lo que sigue compartido
| Servicio | Dónde mirar |
|---|---|
| Google Drive | Buscador con operadores: sharedwith:external para lo compartido con personas o grupos de fuera de la organización, to:correo@cliente.com para lo que compartiste con alguien concreto, owner:me para limitarte a lo tuyo |
| OneDrive | Vista «Compartido» del panel de navegación |
| SharePoint y OneDrive para empresas | Informe de uso compartido en CSV, que genera el administrador del sitio |
| Dropbox | Sección «Compartido» del menú lateral |
Los operadores de búsqueda de Drive están documentados en la ayuda de búsqueda de Google Drive. En cada archivo, el panel de información incluye una pestaña «Actividad» que registra cuándo se compartió y con quién.
En SharePoint, el administrador del sitio genera el informe desde la configuración, en «Uso del sitio» y «Ejecutar informe». En OneDrive para empresas, la opción equivalente es «Ejecutar informe de uso compartido». El informe tiene una laguna importante: según Microsoft Learn, no incluye los vínculos «Cualquiera», que hay que revisar a mano.
Paso 2: revocar
Google Drive. En «Compartir», abre el menú junto a la persona y elige «Quitar acceso». Para un enlace abierto, cambia el «Acceso general» a «Restringido». Si el acceso viene de una carpeta superior, retíralo en esa carpeta.
OneDrive y SharePoint. En «Detalles», entra en «Administrar acceso». Desde ahí puedes dejar de compartir del todo, quitar a una persona o eliminar un vínculo concreto. Un vínculo de solo lectura no se puede convertir en uno de edición: hay que eliminarlo y crear otro. Los accesos heredados se retiran en la carpeta superior, como detalla la página de Microsoft sobre dejar de compartir archivos o carpetas.
Dropbox. Puedes quitar a un miembro de una carpeta compartida, con la opción de dejarle una copia, o dejar de compartir la carpeta entera. En ese caso, los archivos desaparecen de las cuentas de los demás miembros y de sus dispositivos al sincronizar. Para un enlace, «Eliminar enlace» lo desactiva para todo el mundo, según la ayuda de Dropbox.
Lo que un clic no deshace
- Lo descargado sigue descargado. Revocar el acceso impide entrar en la nube, pero lo que alguien ya guardó en su ordenador (computadora) se queda en su ordenador.
- Un enlace abierto no deja rastro de quién lo usó. Microsoft advierte que los vínculos «Cualquiera» se pueden reenviar, no exigen identificarse y no se pueden auditar: la única forma de cerrarlos es eliminarlos.
- Quitar a una persona no corta un enlace. Si además recibió un enlace abierto, puede seguir entrando por él hasta que lo elimines.
Una revisión trimestral en veinte minutos
Pon una cita en el calendario cada tres meses y sigue esta lista:
- Saca la lista de lo compartido con el buscador, la vista «Compartido» o el informe del sitio.
- Pregunta por cada elemento: ¿el proyecto sigue activo?, ¿esta persona sigue trabajando con nosotros?
- Quita a las personas de proyectos cerrados y a los antiguos colaboradores.
- Restringe o elimina los enlaces abiertos a cualquiera, empezando por los que contienen datos de clientes.
- Cierra las solicitudes de archivos que ya no esperan nada.
- Revisa las cuentas de quien se ha ido: antes de eliminarlas, transfiere sus archivos al espacio común.
- Anota la fecha de la revisión y lo que has cerrado, para saber dónde retomar la próxima vez.
Un ejemplo: una tienda online de Sevilla
Una tienda online de Sevilla con cuatro personas hace su primera revisión con Google Workspace. La búsqueda sharedwith:external devuelve 37 elementos. Entre ellos, la carpeta de fotos de producto, abierta a cualquiera con el enlace para un fotógrafo que ya no trabaja con la tienda, y una hoja con direcciones de clientes que se compartió con una empresa de mensajería para una campaña de Navidad. La tienda pone la carpeta de fotos en «Restringido» e invita por correo al fotógrafo actual, quita a la mensajería de la hoja de clientes y elimina tres invitaciones a antiguos colaboradores. Les lleva media hora; la siguiente revisión, diez minutos.
Abrir con fecha de cierre
La mejor revisión es la que encuentra poco que cerrar. Para eso, cada acceso externo debería nacer con un responsable y una fecha, como se propone en la guía para abrir carpetas a clientes y colaboradores.
El permiso justo desde el principio
Muchos accesos que hoy hay que retirar nunca debieron ser de edición. Repasar los niveles de acceso de cada servicio ayuda a dar desde el primer día solo lo necesario.