# Dejar de compartir: revisar y revocar accesos antiguos

> Cómo encontrar lo que sigue compartido en Google Drive, OneDrive y Dropbox, quitar accesos y enlaces antiguos, y revisarlos cada trimestre en poco tiempo.

Para **dejar de compartir** una carpeta o un archivo hay que hacer dos cosas distintas: quitar a cada persona que tiene acceso y cortar los enlaces abiertos. Google Drive, OneDrive y Dropbox lo permiten desde el panel de uso compartido. Lo difícil es saber qué sigue compartido meses después, y para eso sirven los operadores de búsqueda de Drive, la vista Compartido de OneDrive y Dropbox, y los informes de uso compartido de SharePoint.

**En resumen**

1. En Google Drive, la búsqueda sharedwith:external muestra los elementos compartidos explícitamente con usuarios o grupos ajenos a la organización.
2. En SharePoint y OneDrive para empresas, el informe de uso compartido lo genera el administrador del sitio en formato CSV y no incluye los vínculos «Cualquiera».
3. En Dropbox, eliminar un enlace lo desactiva para todo el mundo, y dejar de compartir una carpeta retira sus archivos de las cuentas y los dispositivos de los demás miembros.


## Dejar de compartir: encontrar y cerrar los accesos que sobran

El proyecto terminó hace dos años, pero el diseñador que colaboró en él sigue teniendo permiso de edición sobre la carpeta del cliente, y el enlace que mandaste a un proveedor todavía abre la lista de precios. Nadie lo hizo con mala intención: compartir es un clic, y retirar el acceso nunca corre prisa. Cerrar esas puertas forma parte de [enviar y compartir sin caos](/guias/almacenamiento-en-la-nube/compartir-y-colaborar/), y Google explica cómo hacerlo en su página sobre [cambiar el uso compartido de un archivo](https://support.google.com/drive/answer/2494893?hl=es).

La respuesta corta tiene dos capas. Primero, las **personas**: quitas a quien ya no debe entrar. Después, los **enlaces**: los pones en acceso restringido o los eliminas. Y como lo que más cuesta es localizar lo compartido, el trabajo se ordena en tres pasos: encontrar, revocar y anotar.

### Paso 1: encontrar lo que sigue compartido

| Servicio | Dónde mirar |
|---|---|
| Google Drive | Buscador con operadores: `sharedwith:external` para lo compartido con personas o grupos de fuera de la organización, `to:correo@cliente.com` para lo que compartiste con alguien concreto, `owner:me` para limitarte a lo tuyo |
| OneDrive | Vista «Compartido» del panel de navegación |
| SharePoint y OneDrive para empresas | Informe de uso compartido en CSV, que genera el administrador del sitio |
| Dropbox | Sección «Compartido» del menú lateral |

Los operadores de búsqueda de Drive están documentados en la [ayuda de búsqueda de Google Drive](https://support.google.com/drive/answer/2375114?hl=es). En cada archivo, el panel de información incluye una pestaña «Actividad» que registra cuándo se compartió y con quién.

En SharePoint, el administrador del sitio genera el informe desde la configuración, en «Uso del sitio» y «Ejecutar informe». En OneDrive para empresas, la opción equivalente es «Ejecutar informe de uso compartido». El informe tiene una laguna importante: según [Microsoft Learn](https://learn.microsoft.com/es-es/sharepoint/sharing-reports), no incluye los vínculos «Cualquiera», que hay que revisar a mano.

### Paso 2: revocar

**Google Drive.** En «Compartir», abre el menú junto a la persona y elige «Quitar acceso». Para un enlace abierto, cambia el «Acceso general» a «Restringido». Si el acceso viene de una carpeta superior, retíralo en esa carpeta.

**OneDrive y SharePoint.** En «Detalles», entra en «Administrar acceso». Desde ahí puedes dejar de compartir del todo, quitar a una persona o eliminar un vínculo concreto. Un vínculo de solo lectura no se puede convertir en uno de edición: hay que eliminarlo y crear otro. Los accesos heredados se retiran en la carpeta superior, como detalla la página de Microsoft sobre [dejar de compartir archivos o carpetas](https://support.microsoft.com/es-es/office/dejar-de-compartir-archivos-o-carpetas-de-onedrive-o-sharepoint-o-cambiar-los-permisos-0a36470f-d7fe-40a0-bd74-0ac6c1e13323).

**Dropbox.** Puedes quitar a un miembro de una carpeta compartida, con la opción de dejarle una copia, o dejar de compartir la carpeta entera. En ese caso, los archivos desaparecen de las cuentas de los demás miembros y de sus dispositivos al sincronizar. Para un enlace, «Eliminar enlace» lo desactiva para todo el mundo, según la [ayuda de Dropbox](https://help.dropbox.com/es-es/share/unshare-folder).

### Lo que un clic no deshace

- **Lo descargado sigue descargado.** Revocar el acceso impide entrar en la nube, pero lo que alguien ya guardó en su ordenador (computadora) se queda en su ordenador.
- **Un enlace abierto no deja rastro de quién lo usó.** Microsoft advierte que los vínculos «Cualquiera» se pueden reenviar, no exigen identificarse y no se pueden auditar: la única forma de cerrarlos es eliminarlos.
- **Quitar a una persona no corta un enlace.** Si además recibió un enlace abierto, puede seguir entrando por él hasta que lo elimines.

### Una revisión trimestral en veinte minutos

Pon una cita en el calendario cada tres meses y sigue esta lista:

1. **Saca la lista** de lo compartido con el buscador, la vista «Compartido» o el informe del sitio.
2. **Pregunta por cada elemento**: ¿el proyecto sigue activo?, ¿esta persona sigue trabajando con nosotros?
3. **Quita a las personas** de proyectos cerrados y a los antiguos colaboradores.
4. **Restringe o elimina los enlaces abiertos** a cualquiera, empezando por los que contienen datos de clientes.
5. **Cierra las solicitudes de archivos** que ya no esperan nada.
6. **Revisa las cuentas de quien se ha ido**: antes de eliminarlas, transfiere sus archivos al espacio común.
7. **Anota la fecha de la revisión** y lo que has cerrado, para saber dónde retomar la próxima vez.

### Un ejemplo: una tienda online de Sevilla

Una tienda online de Sevilla con cuatro personas hace su primera revisión con Google Workspace. La búsqueda `sharedwith:external` devuelve 37 elementos. Entre ellos, la carpeta de fotos de producto, abierta a cualquiera con el enlace para un fotógrafo que ya no trabaja con la tienda, y una hoja con direcciones de clientes que se compartió con una empresa de mensajería para una campaña de Navidad. La tienda pone la carpeta de fotos en «Restringido» e invita por correo al fotógrafo actual, quita a la mensajería de la hoja de clientes y elimina tres invitaciones a antiguos colaboradores. Les lleva media hora; la siguiente revisión, diez minutos.

### Abrir con fecha de cierre

La mejor revisión es la que encuentra poco que cerrar. Para eso, cada acceso externo debería nacer con un responsable y una fecha, como se propone en la guía para [abrir carpetas a clientes y colaboradores](/guias/almacenamiento-en-la-nube/compartir-y-colaborar/clientes-externos/).

### El permiso justo desde el principio

Muchos accesos que hoy hay que retirar nunca debieron ser de edición. Repasar [los niveles de acceso de cada servicio](/guias/almacenamiento-en-la-nube/compartir-y-colaborar/permisos/) ayuda a dar desde el primer día solo lo necesario.