# Cómo organizar las carpetas de la empresa en la nube

> Un modelo de árbol de carpetas para una pyme, reglas de nombres con fecha AAAA-MM-DD, límites de OneDrive y plazos de conservación en España y México.

Para **organizar las carpetas de la empresa** en la nube basta con pocas carpetas de primer nivel por área, numeradas, una carpeta por cliente o proyecto con el año delante, nombres de archivo que empiezan por la fecha en formato AAAA-MM-DD y una carpeta de archivo por años. Conviene además respetar los límites técnicos del servicio, como los 400 caracteres de ruta de OneDrive y SharePoint, y los plazos legales de conservación de cada país.

**En resumen**

1. Una fecha escrita en formato AAAA-MM-DD al principio del nombre hace que el orden alfabético de los archivos coincida con el orden cronológico.
2. En OneDrive y SharePoint, la ruta completa de un archivo, incluido su nombre, no puede superar los 400 caracteres.
3. En España, el Código de Comercio obliga a conservar la documentación del negocio debidamente ordenada durante seis años; en México, el Código Fiscal de la Federación fija cinco años para la contabilidad.


## Organizar las carpetas de la empresa: un modelo que se entiende solo

Todas las empresas tienen su «presupuesto_final_v3_definitivo_AHORA-SÍ.xlsx» y una carpeta llamada «Varios» que nadie se atreve a abrir. El desorden no es solo incómodo: en España, el Código de Comercio exige conservar los libros, la correspondencia y los justificantes del negocio [«debidamente ordenados, durante seis años»](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1885-6627#a30). Un árbol de carpetas común es también la base para [compartir archivos con orden](/guias/almacenamiento-en-la-nube/compartir-y-colaborar/) con el equipo y con los clientes.

El método cabe en cinco reglas: pocas carpetas de primer nivel, numeradas por área; una carpeta por cliente o proyecto con el año delante; nombres de archivo que empiezan por la fecha; ninguna palabra «final» en los nombres; y una carpeta de archivo por años. Lo demás es disciplina.

### Un modelo de árbol para copiar

Este modelo está pensado para una pyme de servicios de hasta unas quince personas. Cámbiale los nombres, pero intenta mantener la lógica:

```text
EMPRESA/                              unidad compartida o sitio del equipo
├── 00_LEEME.txt                      normas de nombres y de acceso
├── 01_Clientes/
│   └── 2026_Garcia-Reformas/
│       ├── 01_Presupuesto-y-contrato/
│       ├── 02_Trabajo-en-curso/
│       ├── 03_Entregas/              única carpeta compartida con el cliente
│       └── 04_Recibido-del-cliente/
├── 02_Administracion/
│   ├── Facturas-emitidas/2026/
│   ├── Facturas-recibidas/2026/
│   ├── Bancos-e-impuestos/2026/
│   └── Contratos-y-seguros/
├── 03_Personas/                      acceso restringido: nóminas y contratos
├── 04_Comercial/
├── 05_Plantillas-y-procedimientos/
└── 99_Archivo/
    └── 2025/
```

Por qué está hecho así:

- **Los números** fijan el orden, que no depende del alfabeto. El 99 manda el archivo al final.
- **El año delante del cliente** agrupa los proyectos por ejercicio y facilita archivarlos.
- **«03_Entregas»** es la única carpeta que ve el cliente: lo interno no se comparte nunca por error.
- **«03_Personas»** está en el primer nivel, y no dentro de Administración, porque en muchos servicios una subcarpeta hereda los accesos de la superior.
- **«00_LEEME»** recoge las reglas por escrito. Lo que no está escrito, cada persona lo interpreta a su manera.

### Reglas de nombres que acaban con el «final_v3»

1. **La fecha, delante y en formato AAAA-MM-DD**, el de la norma ISO 8601: «2026-10-13_Presupuesto_Garcia-Reformas.pdf». Ordenados por nombre, los archivos quedan en orden cronológico.
2. **Ni «final» ni «v3»**: las versiones las guarda el propio servicio. Si un hito importa, ponle nombre a la versión en el historial.
3. **El mismo nombre de cliente en todas partes**: «Garcia-Reformas» en la carpeta, en las facturas y en los presupuestos.
4. **Nombres cortos y carpetas poco profundas.** En OneDrive y SharePoint, la ruta completa, incluido el nombre del archivo, no puede superar los 400 caracteres, según los [límites de SharePoint](https://learn.microsoft.com/es-es/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service-description/sharepoint-online-limits). Cinco niveles con nombres largos se acercan antes de lo que parece.
5. **Sin caracteres prohibidos.** OneDrive no admite " * : < > ? / \ | en los nombres, ni nombres reservados como CON, PRN, AUX o desktop.ini, según sus [restricciones y limitaciones](https://support.microsoft.com/es-es/office/restricciones-y-limitaciones-en-onedrive-y-sharepoint-64883a5d-228e-48f5-b3d2-eb39e07630fa). Evitarlos desde el principio facilita una futura mudanza entre servicios.
6. **Un archivo, un solo sitio.** Si un documento debe aparecer en dos carpetas, en Google Drive se usa un [acceso directo](https://support.google.com/drive/answer/9700156?hl=es) en lugar de una copia. Borrar el acceso directo no borra el original.

### La carpeta de archivo y los plazos de conservación

Al cerrar cada ejercicio, mueve a «99_Archivo/AAAA» los proyectos terminados y deja ese año en solo lectura para casi todos. ¿Cuánto tiempo guardarlo? Depende del país y del tipo de documento, y tu asesoría o tu contador tienen la última palabra. Dos referencias de partida:

| País | Norma | Plazo mínimo |
|---|---|---|
| España | Código de Comercio, artículo 30 | Seis años desde el último asiento en los libros, para libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio |
| México | Código Fiscal de la Federación, artículo 30 | Cinco años desde que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones relacionadas, para la contabilidad y su documentación |

En España, la obligación sigue aunque el empresario cese en su actividad. En México, el texto vigente del [Código Fiscal de la Federación](https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/CFF.pdf) es el publicado por la Cámara de Diputados, con su última reforma en el Diario Oficial de la Federación del 9 de abril de 2026. Para Colombia, Argentina, Chile o Perú, consulta la norma de tu país antes de vaciar el archivo.

### Un ejemplo: una empresa de reformas de Zaragoza

Una empresa de reformas de Zaragoza con ocho personas tenía archivos en tres sitios: el Drive del gerente, los móviles (celulares) de los encargados y un disco externo. Dedicó un fin de semana a crear el árbol en una unidad compartida, escribir el «00_LEEME» y mover los archivos por áreas. No renombró los históricos, solo los activos. Las fotos de obra pasaron a «02_Trabajo-en-curso» de cada cliente, y los encargados las suben desde el móvil a esa carpeta. Tres meses después, encontrar el contrato firmado de un cliente lleva segundos, no una ronda de mensajes.

### Dónde vive este árbol

Un árbol bien hecho pierde la mitad de su valor si vive en la cuenta personal de alguien. Elegir entre [una unidad compartida y una carpeta personal](/guias/almacenamiento-en-la-nube/compartir-y-colaborar/unidades-compartidas/) es el paso previo.

### Las versiones que sustituyen a «v3»

Dejar de numerar versiones a mano exige confiar en el servicio. Conviene saber [cómo volver a un estado anterior de un documento](/guias/almacenamiento-en-la-nube/compartir-y-colaborar/historial-de-versiones/) y cuánto tiempo se conservan las versiones según el plan.

### Quién ve cada rama del árbol

Con la estructura clara, los accesos se asignan por carpetas de primer nivel. La matriz para decidir [qué puede ver y editar cada persona](/guias/almacenamiento-en-la-nube/compartir-y-colaborar/permisos/) sigue esta misma numeración.