# Unidades compartidas o carpetas personales: dónde guardar lo del equipo

> Diferencias entre una unidad compartida y una carpeta personal en Google Drive, Microsoft 365 y Dropbox, y qué pasa con los archivos cuando alguien se va.

Una **unidad compartida** es un espacio de almacenamiento que pertenece a la organización y no a un empleado: los archivos siguen ahí aunque la persona que los creó deje la empresa. Google Workspace las llama unidades compartidas, Microsoft 365 guarda los archivos de cada equipo en un sitio de SharePoint conectado a Teams y Dropbox usa carpetas de equipo. Las carpetas personales, como Mi unidad u OneDrive, dependen en cambio de la cuenta de cada usuario.

**En resumen**

1. En Google Workspace, los archivos de una unidad compartida pertenecen a la organización y no se borran al eliminar la cuenta de un usuario.
2. Los archivos de Mi unidad de un usuario eliminado se conservan 20 días y solo son accesibles si se restablece la cuenta, salvo que el administrador los haya transferido antes.
3. En Microsoft 365, el OneDrive de un usuario eliminado se conserva 30 días por defecto, y los archivos de los canales de Teams se guardan en un sitio de SharePoint del equipo.


## Unidad compartida o carpeta personal: la pregunta que aparece cuando alguien se va

Mientras el equipo es estable, da igual dónde viva cada archivo: el presupuesto está en el Drive de Marta, las fotos de la obra en el OneDrive de Luis y todo el mundo tiene acceso. El problema aparece el día en que Marta deja la empresa y su cuenta se elimina. Google lo dice sin rodeos en su guía para administradores: los archivos de Mi unidad de un usuario borrado [se guardan 20 días](https://knowledge.workspace.google.com/admin/users/delete-or-remove-a-user-from-your-organization?hl=es) y solo se recuperan restableciendo su cuenta. Es un riesgo que conviene resolver antes de [colaborar en la nube a diario con tu equipo](/guias/almacenamiento-en-la-nube/compartir-y-colaborar/).

La respuesta corta: todo lo que pertenece al negocio va a un espacio del equipo (unidad compartida, sitio de SharePoint o carpeta de equipo de Dropbox); las carpetas personales quedan para borradores y trabajo individual.

### Qué cambia entre una y otra

| | Carpeta personal (Mi unidad, OneDrive) | Espacio del equipo (unidad compartida, sitio de SharePoint, carpeta de equipo) |
|---|---|---|
| De quién son los archivos | Del usuario que los crea | De la organización |
| Si la persona se va | Hay que transferirlos o rescatarlos en plazo | Siguen en su sitio |
| Quién decide los accesos | Cada propietario, archivo por archivo | Los responsables del espacio, para todos los miembros |
| Para qué sirve | Borradores, notas, trabajo individual | Clientes, proyectos, administración, plantillas |

### Qué pasa con los archivos cuando alguien deja la empresa

**En Google Workspace**, los archivos de una unidad compartida no se borran al eliminar una cuenta, porque son de la organización. Los de Mi unidad sí corren peligro: el administrador puede transferirlos a otro usuario antes de borrar la cuenta (la transferencia no incluye los de unidades compartidas, que no la necesitan). Si no lo hace, dispone de 20 días para restablecer la cuenta; después, los archivos se pierden.

**En Microsoft 365**, el OneDrive de un usuario eliminado se conserva 30 días por defecto, un plazo que el administrador puede cambiar. Si el usuario tiene un responsable asignado, este recibe acceso automático y un aviso siete días antes de la eliminación, según la página de [retención y eliminación de OneDrive](https://learn.microsoft.com/es-es/sharepoint/retention-and-deletion). Dos detalles: el plazo empieza al eliminar la cuenta, no al bloquear el inicio de sesión ni al quitar la licencia, y las cuentas sin licencia se archivan automáticamente a los 93 días.

**En Dropbox**, las carpetas de equipo las gestionan los administradores y, si alguien las borra, solo un administrador puede restaurarlas o eliminarlas de forma definitiva.

### Google Workspace: unidades compartidas

Las unidades compartidas solo existen en cuentas de trabajo o de centros educativos, y siempre que tu edición las incluya y el administrador permita crearlas. Google las menciona, por ejemplo, entre las funciones de Business Standard. Sus límites, a fecha de octubre de 2026, según la [ayuda de Google Workspace](https://support.google.com/a/answer/7338880?hl=es):

| Límite | Valor |
|---|---|
| Elementos por unidad (archivos, carpetas, accesos directos y papelera) | 500 000 |
| Niveles de carpetas anidadas | 100 |
| Miembros por unidad | 600, de los cuales 100 grupos como máximo |
| Subida o copia por usuario | 750 GB cada 24 horas |

Mover archivos sueltos desde Mi unidad está al alcance de gestores de contenido y colaboradores; mover carpetas enteras, en cambio, queda reservado al rol de administrador de la unidad. Conviene planificar la mudanza con quien tenga ese rol.

### Microsoft 365: OneDrive para ti, SharePoint para el equipo

En Microsoft 365 la frontera es clara una vez que se entiende Teams. Cada equipo de Teams está conectado a un sitio de SharePoint, y los archivos de la pestaña «Archivos» se guardan allí: los canales estándar comparten el sitio principal y cada canal privado o compartido tiene su propio sitio, explica Microsoft en su página sobre la [integración de Teams y SharePoint](https://learn.microsoft.com/es-es/sharepoint/teams-connected-sites). OneDrive queda como espacio personal de cada usuario.

### Dropbox: carpetas de equipo

En los planes de equipo, Dropbox organiza un espacio del equipo que contiene las carpetas de cada miembro y las [carpetas del equipo](https://help.dropbox.com/es-es/organize/manage-team-space), que se comparten con toda la plantilla o con grupos concretos. Los administradores deciden quién puede crearlas en el primer nivel; en los planes Business y Business Plus, por defecto, puede hacerlo cualquier miembro.

### El test de las vacaciones

Para decidir dónde va cada archivo, basta una pregunta: si mañana te vas dos semanas de vacaciones, ¿alguien del equipo necesitará este archivo? Si la respuesta es sí, su sitio es el espacio del equipo. Suelen quedar fuera de la carpeta personal:

- presupuestos, contratos y entregas de clientes;
- facturas, impuestos y documentación administrativa;
- plantillas, procedimientos y material de marca;
- cualquier archivo que hayas compartido con más de una persona.

En la carpeta personal pueden quedarse los borradores que nadie más debe ver todavía, las notas propias y los documentos de formación individual.

### Un ejemplo: el estudio de Bilbao que perdió tres proyectos de vista

Un estudio de arquitectura de Bilbao con seis personas guardaba cada proyecto en el Mi unidad de la arquitecta que lo llevaba. Cuando una de ellas se marchó, la gerente descubrió al eliminar la cuenta que tres proyectos en curso vivían allí. Pudo restablecer la cuenta dentro del plazo y transferir los archivos, pero perdió una semana en ello. Desde entonces, el estudio tiene una unidad compartida por área (Proyectos, Administración y Plantillas) y una regla: ningún proyecto se crea fuera de ellas.

### Una estructura común para el nuevo espacio

Mudarse a una unidad compartida es la ocasión de ordenar. El modelo de árbol y las reglas de nombres para [organizar las carpetas de la empresa](/guias/almacenamiento-en-la-nube/compartir-y-colaborar/organizar-carpetas/) sirven igual en Google, en SharePoint o en Dropbox.

### Los roles dentro del espacio compartido

Una unidad compartida no se abre a todos por igual: lectores, colaboradores y gestores de contenido tienen poderes distintos. La tabla de [los cinco roles de una unidad compartida](/guias/almacenamiento-en-la-nube/compartir-y-colaborar/permisos/) ayuda a repartirlos.