La regla 3-2-1 aplicada a una pyme
La regla 3-2-1 de las copias de seguridad pide tres copias de los datos, guardadas en dos soportes distintos y con al menos una fuera de la empresa. En una pyme, aplicarla bien exige decidir qué cuenta como copia (la carpeta sincronizada no cuenta), qué soportes no fallan a la vez y dónde guardar la copia externa sin crear otro riesgo, sobre todo cuando contiene datos personales de clientes o empleados.
Regla 3-2-1 de copias de seguridad en una empresa pequeña
La regla 3-2-1 se resume en tres números: tres copias de cada archivo importante, en dos soportes de almacenamiento distintos, con una fuera de la empresa. El INCIBE la presenta como la estrategia que garantiza «que siempre haya alguna recuperable» en su guía de copias de seguridad para el empresario. Es el esqueleto de cualquier plan de copias para un negocio pequeño, y también la parte que más se aplica mal.
La respuesta corta: el original cuenta como una de las tres copias; la carpeta sincronizada en otro ordenador (computadora) no cuenta; «soporte distinto» significa un tipo de almacenamiento que no falle por la misma causa; y «fuera» quiere decir otro edificio y, mejor aún, otra cuenta.
Qué cuenta y qué no en cada número
Las dudas aparecen al bajar la regla al día a día. Esta tabla resume los casos más frecuentes en una pyme.
| Número | Qué pide | Cuenta | No cuenta |
|---|---|---|---|
| 3 copias | El original y dos copias más | Un disco externo, un NAS, un servicio de copia en la nube | La réplica sincronizada en otro portátil (laptop), la papelera, una segunda carpeta en el mismo disco |
| 2 soportes | Dos tipos de almacenamiento que no fallen a la vez | Nube y disco local; NAS y nube | Dos carpetas del mismo disco, dos particiones, dos discos dentro del mismo equipo |
| 1 fuera | Una copia en otro lugar físico | Un servicio de nube, un disco guardado en otra sede | Un disco en el mismo armario que el servidor |
La guía del INCIBE lo explica con el riesgo que se quiere evitar: si las dos copias están en el mismo tipo de soporte, un mismo fallo puede afectar a las dos al mismo tiempo. Y añade que la copia en la nube es «una clara opción» para la copia externa.
Tres negocios, tres montajes
No existe un montaje único. Lo que cambia de un negocio a otro es dónde vive el original y cuánto pesa lo que hay que copiar.
- El consultor autónomo de Santiago de Chile trabaja con un portátil sincronizado. Su original es el portátil más la nube que lo replica; la segunda copia es un disco externo que se actualiza solo cada día; la tercera, una copia nocturna en un proveedor distinto del que usa para trabajar.
- La agencia de seis personas de Lima vive en las unidades compartidas de su suite de oficina. Su original ya está fuera de la oficina, así que la copia que le falta es la local: una exportación semanal a un NAS. La tercera es una copia diaria de las cuentas en otro proveedor.
- La gestoría de cuatro personas de Valencia guarda los expedientes en un NAS. Su copia local es un disco USB que se rota y se guarda desconectado; la externa, una copia nocturna cifrada con servidores en la Unión Europea, porque maneja datos personales y fiscales de sus clientes.
Lo que la regla no dice: otra cuenta, no solo otro sitio
La regla nació cuando el riesgo era físico: un incendio, un robo, un disco que muere. Hoy hay que añadir uno lógico: perder el control de la cuenta. Si la copia «externa» vive en la misma cuenta de Google o de Microsoft que el original, una contraseña robada o un borrado masivo alcanzan a las dos. Por eso conviene que la copia de la nube esté en otro proveedor, o al menos en otra cuenta con credenciales distintas y verificación en dos pasos.
El segundo matiz es legal. Llevarse a casa el disco con la copia parece una buena idea para cumplir el «1 fuera», pero la política de copias de seguridad del INCIBE para pymes pide expresamente no guardar en casa copias con datos de clientes o de empleados, y cifrar la información confidencial que se sube a la nube. En España, esos datos están sujetos al RGPD.
Por qué la carpeta sincronizada no suma
La tentación es contar el portátil, el ordenador de escritorio y la web de Drive como tres copias. Son tres ventanas a la misma carpeta: si borras un archivo en una, desaparece de las tres. Entender por qué sincronizar no equivale a respaldar evita la falsa tranquilidad más común entre los negocios pequeños.
Dos copias que se hagan solas
Una regla 3-2-1 que depende de que alguien conecte un disco el viernes acaba siendo una regla 1-1-0. Las dos copias tienen que ejecutarse sin intervención y avisar si fallan. La forma de programar copias automáticas en la nube y en un disco local es lo que convierte la regla en una costumbre.
Tu 3-2-1 en una hoja
Puedes copiar esta tabla y rellenarla con tu caso. Si una fila queda vacía o la última columna dice «nunca», ya sabes qué falta.
| Pieza | Dónde está | Quién la revisa | Frecuencia | Última restauración probada |
|---|---|---|---|---|
| Original | ||||
| Copia 2 (otro soporte) | ||||
| Copia 3 (fuera, otra cuenta) |
La última columna es la que más se olvida. Una copia que nadie ha intentado restaurar es una suposición, y revisar que la copia se puede recuperar es el paso que cierra la regla.