Respaldar Microsoft 365 y Google Workspace: lo que no hace el proveedor

Copia de seguridad de Microsoft 365 y Google Workspace: qué cubre el proveedor

Microsoft y Google protegen sus centros de datos y conservan lo que borras durante un tiempo, pero ninguno se compromete a guardar indefinidamente tus correos y documentos tal como estaban. Google lo dice de su propia herramienta de retención en las preguntas frecuentes de Vault: «Vault no está diseñado para ser una herramienta de copia de seguridad o archivo». Es la parte de la protección de los archivos de la empresa que más se da por supuesta y menos se revisa.

La respuesta corta: lo que incluye la suite sirve para deshacer errores recientes. Para un borrado que se descubre tarde, una cuenta eliminada o la pérdida del acceso, hace falta una copia fuera del alcance de esos plazos, con la herramienta de pago del propio proveedor o con una de terceros.

Lo que dicen los propios proveedores

Las frases importantes están en documentos oficiales, no en la publicidad de nadie.

• Google, en las mismas preguntas frecuentes de Vault, explica que puedes querer una copia de seguridad «para proteger tus datos contra errores humanos o ataques de ransomware», y propone la exportación de datos de la organización, que cada usuario exporte sus propios datos en una empresa pequeña o soluciones de socios.
• Microsoft, en su Contrato de Servicios, en vigor desde el 30 de septiembre de 2026, que rige las cuentas de consumo como Outlook.com, OneDrive personal o Microsoft 365 Personal y Familia, escribe: «Le recomendamos realizar copias de seguridad de Su Contenido con regularidad».
• Para empresas, Microsoft ofrece su propio servicio, Microsoft 365 Backup, que copia OneDrive, SharePoint y Exchange Online. Se paga por uso: 0.15 USD por GB al mes de datos protegidos, con restauraciones gratuitas, y una ventana de recuperación configurable de 3 meses a 2 años, según Microsoft Learn a fecha de octubre de 2026.

Lo que ya trae cada suite

Estos son los plazos de serie en cuentas de empresa, a fecha de octubre de 2026, según la documentación de Microsoft y de Google.

La última fila es la que más sorprende. Microsoft documenta la retención de OneDrive de los usuarios eliminados, y Google, que pasado el plazo de 20 días los datos se borran y no se pueden restablecer. Vault no salva ese caso: según Google, al borrar un usuario se quitan todos los datos asociados a su cuenta.

Cuatro huecos que la suite no cubre

1. El error que se descubre tarde. Una hoja de cálculo estropeada en marzo que nadie revisa hasta el cierre del ejercicio queda fuera de cualquier papelera.
2. La cuenta de quien se fue. Una agencia de doce personas en Barcelona da de baja la cuenta de un diseñador que se marcha y la borra tres semanas después para liberar la licencia. En Workspace, a partir del día 20 ya no hay vuelta atrás. Exportar o transferir sus datos antes de borrar la cuenta es parte del proceso de salida.
3. El borrado hecho con permisos de administrador. Una credencial robada o un error de un administrador puede afectar a toda la organización a la vez, incluidas las funciones de restauración que dependen de esa misma cuenta.
4. El problema con la propia cuenta. Un impago, una suspensión o un conflicto con el proveedor dejan sin acceso a todo lo que vive dentro de la suite. Microsoft 365 Backup, por diseño, guarda las copias dentro del límite de datos de Microsoft 365: protege frente a borrados y ransomware, no frente a perder la relación con Microsoft.

Tipos de herramientas que existen

Hay cuatro familias, y cada una cubre huecos distintos. No recomendamos ningún producto concreto: compara según la lista del apartado siguiente.

• La herramienta del propio proveedor, como Microsoft 365 Backup: restauraciones rápidas, copias dentro del mismo proveedor.
• Servicios de copia de terceros para suites en la nube: copian el correo y las unidades a otro centro de datos, con su propia retención.
• Exportaciones periódicas: la exportación de datos de Google Workspace está disponible en todas las ediciones, pero la inicia un superadministrador, no está disponible antes de 48 horas y suele tardar unas 72 horas. Sirve como copia extra ocasional, no como sistema diario.
• Copia hacia infraestructura propia: programas que descargan los datos de la suite a un NAS o servidor de la empresa.

Qué preguntar antes de elegir

• ¿Qué servicios cubre: correo, unidades personales, unidades compartidas, calendarios, contactos?
• ¿Dónde guarda las copias y en qué país? En España, si el servicio guarda datos personales por cuenta de tu empresa, el RGPD exige un contrato de encargado del tratamiento (artículo 28).
• ¿Cuánto tiempo conserva las copias y con qué frecuencia las hace?
• ¿Se puede restaurar un solo correo o archivo, o solo cuentas completas?
• ¿Quién puede borrar las copias y qué protección hay contra ese borrado?
• ¿Cómo se paga: por usuario o por GB? ¿Y cómo te llevas las copias si cambias de herramienta?

Que la copia de la suite entre en la rutina

Una copia de las cuentas de la suite tiene que formar parte del mismo calendario que el resto: se programa, se vigila y avisa si falla. Encaja en la ficha de las copias automáticas del negocio como una línea más, con su responsable.

Recuperar un buzón antes de necesitarlo

Restaurar un buzón o una unidad compartida no se parece a copiar una carpeta, y cada herramienta lo hace a su manera. Incluir este caso en las pruebas periódicas de restauración, por ejemplo recuperando el correo de una persona en una cuenta de prueba, evita aprenderlo el día que alguien lo necesita de verdad.