Migrar del servidor de la oficina a la nube paso a paso
Para migrar del servidor a la nube sin perder archivos ni permisos hay que seguir un orden: inventariar lo que hay, limpiar y reorganizar antes de mover, elegir la herramienta, probar con un grupo pequeño, copiar el resto y fijar un día de corte. Para Microsoft 365, Microsoft ofrece Migration Manager y la herramienta gratuita SPMT, que copian recursos compartidos a SharePoint, OneDrive o Teams; para Google Workspace, la herramienta oficial es Google Workspace Migrate.
Migrar el servidor de archivos a la nube sin perder nada
Una migración bien hecha se parece más a una mudanza que a una copia: se decide qué se lleva, qué se tira y dónde va cada caja antes de cargar el camión. Es la parte más delicada de trasladar los archivos del negocio a un nuevo sitio, y las herramientas oficiales ayudan, pero no deciden por ti. Microsoft, por ejemplo, recuerda que al migrar a Microsoft 365 los archivos se copian y los de origen no se eliminan (Microsoft Learn): el servidor sigue ahí hasta que tú decidas apagarlo.
El plan tiene seis fases. Las tres primeras se hacen sin mover un solo archivo y son las que evitan los problemas de las tres últimas.
Fases 1 y 2: inventario y limpieza
- Mide el volumen: tamaño total, número de archivos y carpetas más pesadas. Microsoft recomienda no sincronizar más de 300 000 archivos en una sola biblioteca de OneDrive o sitio de grupo.
- Anota qué programas dependen del servidor, como una base de datos de facturación o las referencias de un programa de diseño. Esos no se mueven sin hablar antes con su proveedor.
- Lista quién entra en cada carpeta y con qué permiso.
- Borra lo que sobra: duplicados, carpetas «antiguo» o «no tocar» que nadie abre desde hace años, el clásico «presupuesto_final_v3_definitivo».
- Corrige nombres y rutas. OneDrive y SharePoint no admiten los caracteres
" * : < > ? / \ |, ni nombres comoCON,PRN,AUXodesktop.ini, ni los que empiezan por~$(Microsoft). La ruta completa, con el nombre del archivo, no puede pasar de 400 caracteres (límites de SharePoint). Las carpetas anidadas en muchos niveles son las que antes chocan con ese límite.
Reorganiza ahora, no a mitad de la migración. En la documentación de Migration Manager, Microsoft lo desaconseja: las pasadas siguientes ven las carpetas renombradas como contenido nuevo y crean duplicados.
Fase 3: destino, permisos y herramienta
En Microsoft 365, lo compartido va a sitios de SharePoint o Teams (por departamento o por tipo de cliente) y lo personal, al OneDrive de cada persona. En Google Workspace, lo compartido va a unidades compartidas. En los dos casos, da permisos a grupos, no a personas sueltas. Estas son las herramientas oficiales, revisadas en octubre de 2026:
| Destino | Herramienta | Qué pide | Encaja con |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 | Migration Manager, en el centro de administración | Un agente en un equipo Windows, un servidor con SMB 2.0 o posterior y un rol de administración | Varios recursos compartidos, con informes |
| Microsoft 365 | Herramienta de migración de SharePoint (SPMT), gratuita | Instalarla en un equipo con acceso al servidor | Oficinas pequeñas y medianas |
| Microsoft 365 | Aplicación de sincronización de OneDrive | Arrastrar las carpetas a una carpeta sincronizada | Pocos archivos, según la propia Microsoft |
| Google Workspace | Google Workspace Migrate | Instalación propia y conocimientos técnicos; Google advierte de que su configuración es compleja | Volúmenes grandes, con un técnico |
| Google Workspace | Google Drive para ordenadores | Copiar las carpetas en la unidad compartida desde el ordenador (computadora) | Negocios pequeños, por tandas |
Si vas a Google Drive, ten en cuenta que cada usuario puede subir o copiar como máximo 750 GB cada 24 horas (Google).
Fases 4 a 6: probar, copiar y cortar
Prueba piloto. Migra primero la carpeta de un equipo pequeño, por ejemplo administración, y pídele que trabaje una semana en el destino. Revisa los informes de la herramienta, los archivos omitidos y, sobre todo, quién ve qué.
Copia completa. Lánzala fuera de horario y calcula antes cuánto tardará. Con hipótesis sencillas, 400 GB de datos y una subida de 30 Mbps (unidades decimales, velocidad nominal): 400 GB son 3 200 000 megabits, que a 30 Mbps tardan unos 106 700 segundos, casi 30 horas con la línea al máximo. Un fin de semana largo, en el mejor de los casos.
Corte. El día elegido, sigue esta lista:
- Avisa con una semana de antelación de la fecha y de dónde estará cada carpeta.
- Pon las carpetas del servidor en solo lectura.
- Lanza la última pasada para copiar lo que cambió desde la copia completa.
- Desconecta las unidades de red de los ordenadores y deja accesos directos a las nuevas ubicaciones.
- Comprueba con cada responsable que sus carpetas están completas y que los permisos son los correctos.
- Guarda una copia final del servidor y mantenlo en solo lectura durante un plazo acordado, por ejemplo un mes.
- Pasado el plazo, retira el servidor y borra sus discos de forma segura.
Para una gestoría de Valencia con cinco personas, un calendario posible sería de tres o cuatro semanas sin parar la oficina: una para el inventario y la limpieza, otra para el piloto y el resto para la copia y el corte.
Si todavía no tienes claro retirar el servidor
Antes de empezar, merece la pena decidir si el servidor debe seguir en algún papel, sobre todo si aloja programas que exigen una ruta de red.
Si después quieres cambiar de nube
Una vez en la nube, la siguiente mudanza puede ser de un proveedor a otro. Las herramientas y los límites para pasar de un servicio de nube a otro se parecen a los de esta guía, con algunas trampas propias, como los enlaces compartidos.