Cifrar tus archivos antes de subirlos a cualquier nube
Cifrar los archivos antes de subirlos a la nube consiste en volverlos ilegibles en tu propio ordenador, con una contraseña que solo conoces tú, de modo que el proveedor únicamente guarde datos cifrados. El INCIBE recomienda a las empresas cifrar en el dispositivo la información confidencial antes de subirla. Herramientas gratuitas como Cryptomator o 7-Zip permiten hacerlo con Google Drive, OneDrive, Dropbox o cualquier otro servicio, a cambio de renunciar a la vista previa y a la edición en línea de esos archivos.
Cómo cifrar archivos antes de subirlos a la nube
Si una carpeta concreta te quita el sueño (las nóminas, los documentos de identidad escaneados de tus clientes, un proyecto bajo acuerdo de confidencialidad), puedes cifrarla tú antes de que salga del ordenador (computadora). Es una de las formas más baratas de blindar los documentos de tu negocio en la nube, y el INCIBE la incluye entre sus recomendaciones para servicios de almacenamiento cloud: cifrar en el dispositivo la información confidencial antes de subirla.
El mecanismo es sencillo. Un programa instalado en tu equipo crea una carpeta cifrada dentro de la carpeta que ya sincroniza tu nube. Tú trabajas con los archivos normales; el programa los cifra al vuelo, y la aplicación de Google Drive, OneDrive o Dropbox solo ve, y solo sube, archivos ilegibles. Si alguien entra en tu cuenta o en los servidores del proveedor, encuentra un montón de datos sin sentido.
Qué archivos merecen este paso
Cifrar por tu cuenta tiene un coste en comodidad, así que conviene reservarlo para lo que lo justifica.
| Tipo de archivo | ¿Cifrar antes de subir? | Motivo |
|---|---|---|
| Documentos de identidad, nóminas, datos bancarios de clientes | Sí | Una filtración sería grave y casi nunca se editan |
| Informes médicos, expedientes legales, contratos confidenciales | Sí | Información sensible que rara vez se coedita |
| Proyectos cerrados que archivas | Sí, si contienen algo de lo anterior | Se guardan años y nadie los toca |
| Documentos que el equipo edita a diario | No | Perderías la edición en línea y la coedición |
| Presentaciones comerciales, material público | No | No hay nada que proteger frente al proveedor |
Un asesor laboral que trabaja solo en Sevilla, por ejemplo, puede tener las nóminas y los contratos de sus clientes en una bóveda cifrada y dejar sin cifrar sus plantillas y presentaciones, que comparte a menudo.
Opción 1: una bóveda cifrada con Cryptomator
Cryptomator es un programa de código abierto, gratuito en el ordenador y disponible para Windows, macOS y Linux. Cifra el contenido y los nombres de los archivos con AES de 256 bits. Estos son los pasos, según su documentación oficial:
- Instala Cryptomator y comprueba que la aplicación de escritorio de tu nube está funcionando. Cryptomator no sincroniza nada por sí mismo: se apoya en ella.
- Crea una bóveda nueva con el botón «+» de la lista de bóvedas y dale un nombre.
- Elige la ubicación dentro de la carpeta sincronizada de Google Drive, OneDrive o Dropbox. Ahí se guardarán los datos cifrados.
- Define una contraseña de al menos 8 caracteres. Cryptomator recomienda frases largas.
- Crea la clave de recuperación y guárdala en un lugar seguro, mejor impresa. Es la única otra forma de restablecer la contraseña.
- Desbloquea la bóveda y trabaja siempre a través de la unidad virtual que aparece en tu equipo, nunca directamente en la carpeta cifrada de la nube.
En el móvil (celular), las aplicaciones para Android e iOS se descargan gratis pero solo permiten leer; escribir requiere una compra única, según su página de descargas.
Opción 2: un archivo comprimido con contraseña
Para un caso puntual, como archivar un proyecto terminado o guardar un único documento delicado, basta un archivo comprimido cifrado. 7-Zip, gratuito y de código abierto para Windows, ofrece cifrado AES-256 en los formatos 7z y ZIP.
- Selecciona los archivos o la carpeta y, con el botón derecho, elige la opción de 7-Zip para añadir a un archivo comprimido.
- Elige el formato 7z y escribe una contraseña larga en la sección de cifrado.
- Comprueba que el archivo se abre con la contraseña antes de borrar los originales.
- Sube a la nube el archivo comprimido, no los originales.
Si tienes que enviar ese archivo a un cliente, manda la contraseña por otro canal: una llamada o un mensaje, nunca en el mismo correo que el enlace.
La contraseña, el punto débil
Con este método, el proveedor ya no puede leer tus archivos, pero tampoco puede ayudarte. La documentación de Cryptomator es tajante: sin una contraseña válida, los archivos no se pueden descifrar. Tres costumbres evitan el desastre:
- guarda la contraseña en un gestor de contraseñas, algo que el INCIBE también aconseja para las cuentas de la nube;
- imprime la clave de recuperación y guárdala fuera del ordenador, por ejemplo con la documentación de la empresa;
- si alguien más necesita abrir la bóveda, que tenga su copia de la contraseña desde el primer día, no el día que tú no estés.
Lo que pierdes al cifrar por tu cuenta
Antes de cifrar una carpeta entera, ten en cuenta las renuncias. La web del proveedor mostrará nombres ilegibles, así que no podrás abrir, previsualizar ni buscar esos archivos desde el navegador. Un enlace compartido de esa carpeta no le sirve a nadie que no tenga la herramienta y la contraseña. Y la edición en línea o simultánea desaparece para esos documentos.
Por eso funciona mejor como complemento, para una carpeta pequeña y bien delimitada, que como sustituto de la nube de todo el negocio.
Por qué el cifrado de tu proveedor no basta para estos archivos
Tu nube ya cifra los archivos, pero con claves que gestiona ella. Entender lo que protege el cifrado que ya aplica tu proveedor, y lo que no, ayuda a decidir si te basta con una bóveda propia o si te conviene un servicio cifrado de extremo a extremo.
Si el portátil (laptop) se pierde con la bóveda abierta
Una bóveda desbloqueada es una carpeta normal para quien tenga el equipo delante. Ciérrala cuando no la uses y prepara qué hacer si pierdes el portátil del trabajo: el cifrado del disco y el cierre de sesión a distancia completan la protección.
Cuando el destinatario no puede usar tu herramienta
Si un cliente necesita recibir un documento delicado y no va a instalar nada, la alternativa es un enlace bien configurado. Los enlaces con contraseña y fecha de caducidad que ofrecen algunos servicios cubren buena parte de esos envíos.