Enlaces compartidos seguros: contraseña, caducidad y permisos
Un enlace compartido da acceso a un archivo o a una carpeta a quien lo tenga, y su seguridad depende de cuatro ajustes: quién puede abrirlo, si pide contraseña, cuándo caduca y si permite editar o descargar. OneDrive y Dropbox ofrecen contraseña y fecha de caducidad en determinados planes de pago. Google Drive, en cambio, basa el control en las personas invitadas: su ayuda no contempla contraseñas para los enlaces y reserva la caducidad del acceso a las cuentas de trabajo o de centro educativo.
Enlaces compartidos seguros en Drive, OneDrive y Dropbox
Un enlace es la forma más rápida de enviar un archivo pesado, y también la más fácil de olvidar. Funciona como una llave que se puede reenviar: el cliente lo pasa a su gestor, el gestor a un colaborador, y meses después la carpeta sigue abierta. Configurarlo bien es parte de proteger lo que guardas en la nube, y Microsoft resume las opciones disponibles en su guía para compartir archivos y carpetas en OneDrive.
La respuesta corta: antes de enviar un enlace, decide quién puede abrirlo, si necesita contraseña, cuándo caduca y si el destinatario puede editar o descargar. Lo que puedes ajustar depende del servicio y, en buena parte, del plan que pagas.
Los cuatro ajustes de un enlace
- Quién puede abrirlo. El ajuste más abierto deja entrar a cualquiera que tenga el enlace, sin iniciar sesión. Los más cerrados lo limitan a personas de tu organización o a direcciones concretas que invitas una a una.
- Contraseña. El destinatario debe escribirla para ver el contenido. Protege frente al enlace reenviado por error, siempre que la contraseña viaje por otro canal.
- Caducidad. A partir de una fecha, el enlace deja de funcionar. Es el ajuste que mejor corrige el olvido.
- Permisos. Ver, comentar o editar, y en algunos servicios impedir la descarga: el destinatario puede consultar el archivo, pero no guardarse una copia desde el servicio.
Qué ofrece cada servicio
Esta tabla resume lo que indican las ayudas oficiales, consultadas en octubre de 2026:
| Ajuste | Google Drive | OneDrive | Dropbox |
|---|---|---|---|
| Enlace abierto a cualquiera | Sí | Sí, tipo «Cualquiera» | Sí, «Cualquier persona con vínculo» |
| Contraseña | No aparece en su ayuda | Sí, con suscripción a Microsoft 365 | Sí, en Professional, Essentials y planes de equipo |
| Fecha de caducidad | Por persona invitada, en cuentas de trabajo o de centro educativo, hasta un año | Sí, con suscripción a Microsoft 365 | Sí, en los mismos planes |
| Impedir descargas | Sí, para lectores y comentadores, lo decide el propietario | Sí, en cuentas profesionales o educativas, si no se permite editar | Sí, en los mismos planes |
Dos matices. En OneDrive, la caducidad y la contraseña de una carpeta solo están disponibles con enlaces del tipo «Cualquiera». En Dropbox, según su ayuda sobre la configuración de vínculos, el enlace caduca a las 11:59 p. m. del día elegido, en tu zona horaria.
Antes de enviar un enlace: seis comprobaciones
Una consultora de Monterrey que envía propuestas a posibles clientes cada semana puede convertir esto en costumbre en menos de un minuto por envío:
- ¿Necesita editar? Si no, enlace de solo lectura.
- ¿Puedo invitar a la persona por su correo? Si es así, mejor que un enlace abierto a cualquiera.
- ¿Cuándo deja de hacer falta? Pon una caducidad que coincida con el proyecto o con la validez de la propuesta.
- ¿Es delicado? Si tu servicio lo permite, añade contraseña y envíala por teléfono o por mensaje, nunca en el mismo correo.
- ¿Comparto lo justo? Mejor el archivo o la subcarpeta del cliente que la carpeta madre con todo lo demás.
- ¿Lo apunto? Una línea en la ficha del cliente con la fecha y el destinatario facilita revisar y cerrar después.
Cómo revocar un enlace que ya enviaste
Si un enlace se ha reenviado donde no debía, o simplemente ya no hace falta, cerrarlo lleva unos segundos.
- Google Drive. Abre el archivo, pulsa Compartir, despliega el Acceso general y elige Restringido. Según la ayuda de Google Drive, solo podrán abrirlo las personas que ya tenían acceso propio. Para retirar a alguien concreto, usa la flecha junto a su nombre y Quitar acceso.
- OneDrive. Selecciona el archivo o la carpeta, abre el panel de Detalles, entra en Administrar acceso y pulsa la X junto al enlace para quitarlo. Solo el propietario puede hacerlo.
- Dropbox. En la configuración del enlace, a la que se llega desde Compartir, puedes adelantar la fecha de caducidad; la ayuda de Dropbox explica además cómo inhabilitar el vínculo por completo.
Un enlace revocado no borra las copias que alguien haya descargado antes. Por eso el bloqueo de descargas y la caducidad trabajan mejor por adelantado que la revocación a posteriori.
Los enlaces que deja abiertos quien se va
Muchos enlaces olvidados no los creaste tú, sino un compañero que ya no está. Cuando alguien deja el negocio, sus archivos compartidos forman parte de los accesos que hay que cerrar al marcharse, junto con su cuenta y sus dispositivos.
Cuando ni la contraseña del enlace basta
Para documentos muy delicados, o si tu plan no permite contraseña, puedes enviar un archivo que ya viaja protegido. Saber cifrar un archivo antes de compartirlo con una herramienta gratuita resuelve esos casos sin cambiar de servicio.