¿Es seguro guardar los archivos del negocio en la nube?
Guardar los archivos del negocio en un servicio de nube reconocido protege mejor frente a averías, robos del equipo e incendios que tenerlos solo en un ordenador o en un disco externo, porque el proveedor los cifra y los guarda en centros de datos vigilados. La seguridad del almacenamiento en la nube depende, sin embargo, de lo que sigue en manos de cada empresa: la cuenta y su verificación en dos pasos, los permisos, los enlaces compartidos, los dispositivos y una copia independiente.
Qué tan seguro es guardar archivos en la nube
Sí, es seguro, con una condición que conviene entender desde el principio: el proveedor protege muy bien el edificio, pero la llave de la puerta sigue siendo tuya. Así lo plantean las medidas de seguridad de tu nube y así lo resume el INCIBE en sus recomendaciones para servicios de almacenamiento cloud, pensadas para empresas españolas: una parte depende del servicio contratado y otra, de cómo lo usa cada empresa.
La nube no elimina el riesgo, lo cambia de sitio. Un portátil (laptop) puede romperse, quedarse olvidado en un taxi o arder con la oficina; los archivos guardados en la nube sobreviven a todo eso. A cambio, quien consiga tu contraseña puede abrirlos desde otro continente sin acercarse a tu escritorio. Por eso la pregunta útil no es «¿la nube es segura?», sino «¿mi cuenta lo es?».
Lo que un proveedor hace mejor que una oficina pequeña
Un servicio de nube profesional asume tareas que pocas pymes cubren bien por su cuenta. Google indica que los archivos de Drive se cifran en tránsito y en reposo con el cifrado AES de 256 bits, y Microsoft explica que en OneDrive cada archivo se cifra en reposo con una clave AES256 propia. La protección física de los centros de datos, con sus controles de acceso y de entorno, también corre de su cuenta.
Microsoft lo explica en su descripción del modelo de responsabilidad compartida: en una oficina con recursos limitados suelen quedarse sin cubrir las actualizaciones que se aplican tarde, la sala de servidores sin control de acceso o las copias poco frecuentes y guardadas en el mismo local. Al pasar a un servicio en la nube, esas tareas cotidianas pasan al proveedor.
Lo que ningún proveedor hace por ti
El mismo modelo deja claro lo que la empresa conserva siempre, sea cual sea el servicio:
- los datos: qué se guarda, cómo se clasifica y quién debe verlo;
- las cuentas: altas, bajas, contraseñas y segundo factor;
- los accesos: permisos de carpetas y enlaces compartidos;
- los dispositivos: el ordenador (computadora) y el móvil (celular) desde los que se entra.
Google añade consejos en la misma línea en su página sobre cómo protege Google Drive: cerrar sesión en equipos compartidos, no instalar Drive para ordenadores en un equipo público y compartir solo con quien lo necesita.
Riesgo por riesgo: solo en el ordenador o en la nube
La tabla compara lo que ocurre con los mismos archivos en dos situaciones: guardados solo en el ordenador de la oficina o en un servicio de nube profesional.
| Riesgo | Solo en el ordenador | En la nube | Qué lo resuelve de verdad |
|---|---|---|---|
| Avería o robo del equipo | Se pierden si no hay otra copia | Siguen en la cuenta | La nube, más el cifrado del disco |
| Incendio o inundación en la oficina | Se pierden con el equipo | No les afecta | Cualquier copia fuera de la oficina |
| Contraseña robada con un correo falso | El intruso necesita además el equipo | Acceso desde cualquier lugar | Verificación en dos pasos |
| Borrado o sobrescritura por error | Solo hay arreglo si existe copia | Papelera e historial, durante un plazo | Conocer esos plazos y tener copia propia |
| Ransomware en un ordenador | Cifra los archivos locales | La sincronización sube los archivos cifrados | Restauración del proveedor y copia independiente |
| Enlace compartido olvidado | No existe el problema | Quien tenga el enlace puede entrar | Caducidad y revisión periódica de enlaces |
| Pérdida de acceso a la cuenta | No existe el problema | Todo queda dentro de la cuenta | Métodos de recuperación y copia fuera |
Las tres primeras filas explican por qué la nube gana en seguridad física. Las cuatro últimas, por qué no basta con contratarla: los riesgos nuevos nacen de la cuenta y de la forma de compartir.
Dos negocios, la misma nube, dos niveles de riesgo
Una gestoría de cinco personas en Valencia y un estudio de arquitectura de cinco personas en Lima contratan el mismo plan de empresa. En la gestoría, cada empleado tiene su cuenta corporativa con segundo factor, las carpetas de clientes se comparten por persona y no por enlace abierto, y cada viernes se guarda una copia en un disco que no está conectado a la nube. En el estudio, dos socios comparten una sola contraseña, los planos se envían con enlaces que nunca caducan y nadie sabe cuántos siguen activos.
El proveedor es idéntico y la seguridad física también. La diferencia está entera en el lado del cliente.
Cinco preguntas para saber si tu nube está bien protegida
Responde con un sí o un no. Cada no señala una tarea pendiente:
- ¿Todos los archivos del negocio están en cuentas de empresa, y no en cuentas personales de empleados?
- ¿Todas las cuentas, incluida la del administrador, tienen activada la verificación en dos pasos?
- ¿Sabes qué enlaces compartidos siguen abiertos y quién fuera de la empresa tiene acceso?
- ¿Existe una copia de los archivos importantes fuera de esa cuenta y de ese proveedor?
- Si guardas datos personales de clientes en España, ¿sabes dónde están los servidores? El INCIBE recomienda comprobar que el proveedor cumple el RGPD y aloja los datos en la Unión Europea.
Cuando la contraseña es lo único que te separa de un extraño
La segunda pregunta es la que más cambia el resultado. Con un segundo factor, una contraseña robada deja de bastar para entrar. Tienes los menús exactos para activar el segundo factor en tu cuenta de Google, Microsoft, Dropbox o Apple, y la forma de exigirlo a todo el equipo.
Qué significa que un servicio diga que «cifra» tus archivos
Casi todos los proveedores anuncian cifrado, pero no todos protegen lo mismo ni guardan la clave en el mismo sitio. Distinguir el cifrado en tránsito, en reposo y de extremo a extremo ayuda a saber si el proveedor podría leer tus archivos y qué pasaría si pierdes la contraseña.
El riesgo que la sincronización propaga
De todas las filas de la tabla, el ransomware es la que más sorprende: el programa que mantiene tus carpetas al día sube también los archivos cifrados por el atacante. Saber cómo responder cuando un ransomware llega a la nube y qué herramientas de restauración ofrece cada servicio evita decisiones precipitadas el peor día.