Cuando alguien deja la empresa: cerrar sus accesos a la nube
Cerrar los accesos de un empleado que deja la empresa consiste en impedir que siga entrando en la nube del negocio sin perder sus archivos por el camino: cortar sus sesiones, borrar los datos de trabajo de sus dispositivos, transferir sus documentos a otra persona y, solo al final, eliminar la cuenta. Google Workspace, Microsoft 365 y Dropbox ofrecen estas herramientas al administrador, con plazos de recuperación limitados si la cuenta se borra demasiado pronto.
Baja de un empleado: cerrar sus accesos sin perder sus archivos
Cuando alguien deja el negocio, su cuenta de la nube se convierte en una puerta que nadie vigila. Puede seguir abierta en su móvil (celular), en su portátil (laptop) personal o en un enlace que envió hace un año. Cerrarla bien es una parte de la seguridad de los archivos de la empresa en la nube que se suele improvisar, y Microsoft le dedica una serie completa de pasos en su guía para quitar a un antiguo empleado de Microsoft 365.
La dificultad está en que hay dos objetivos a la vez. Hay que impedir el acceso cuanto antes y, al mismo tiempo, no perder ni un archivo de clientes. Por eso el orden importa: primero cortar el acceso, después conservar los datos y, al final, eliminar la cuenta.
Antes del último día
Una salida pactada da margen para preparar el terreno, y conviene aprovecharlo:
- Haz inventario de lo que usa esa persona: cuenta de correo y de nube, carpetas que creó y comparte, enlaces enviados a clientes y dispositivos conectados, sean de la empresa o suyos.
- Decide quién hereda cada cosa: sus archivos, su buzón, los proyectos en curso.
- Pide que mueva lo importante de su espacio personal a las carpetas compartidas del equipo mientras todavía está.
- Busca cuentas personales que usara para el trabajo. Lo que esté en su Drive o su iCloud personal queda fuera del alcance del administrador.
El día de la salida, paso a paso en cada servicio
La tabla resume los pasos según la documentación de cada proveedor, consultada en octubre de 2026. Se leen de arriba abajo, en orden.
| Paso | Google Workspace | Microsoft 365 | Dropbox (equipos) |
|---|---|---|---|
| 1. Cortar el acceso | Suspender la cuenta: bloquea el acceso sin borrar datos | Restablecer la contraseña y cerrar sesión de todas las sesiones; después, bloquear el inicio de sesión | Eliminar al miembro desde la consola de administración |
| 2. Limpiar sus dispositivos | Limpiar la cuenta o el dispositivo desde la consola | Borrado remoto de solo la cuenta en el centro de administración de Exchange | Elegir borrar el contenido de sus dispositivos la próxima vez que se conecten |
| 3. Conservar sus archivos | Transferir la propiedad de sus archivos de Drive a otro usuario | Dar a otro empleado acceso a su OneDrive y a su correo | Transferir sus archivos a otro miembro, al eliminarlo o más tarde |
| 4. Margen si algo sale mal | 20 días para restaurar un usuario eliminado | 30 días de conservación del contenido tras eliminar la cuenta | Una sola transferencia, dentro del límite del historial de versiones |
Algunos detalles que cambian el resultado:
- Microsoft 365. Según el primer paso de su guía, bloquear una cuenta puede tardar hasta 24 horas; restablecer la contraseña y cerrar las sesiones corta el acceso antes: Microsoft indica que el usuario tendrá que volver a iniciar sesión en un plazo de una hora.
- Google Workspace. La transferencia de archivos no cambia quién tiene acceso: el antiguo propietario puede seguir editando mientras su cuenta exista. Tampoco transfiere lo que esté en la papelera, así que conviene recuperarlo antes. Google recuerda además, en sus opciones para conservar los datos de antiguos empleados, que las licencias siguen facturándose mientras una cuenta conserve esos datos, incluidas las de usuario archivado.
- Dropbox. Al eliminar a un miembro, el asistente pregunta si transfieres sus archivos ahora o más tarde y si borras el contenido de sus dispositivos. La transferencia posterior solo puede hacerse una vez y a un único destinatario.
Lo que suele olvidarse
Un estudio de diseño de seis personas en Rosario hace bien lo de la tabla cuando un diseñador se va a otra agencia, y aun así, tres meses después, un cliente le pregunta por qué el exempleado sigue viendo su carpeta. Estas son las rendijas habituales:
- Enlaces abiertos que esa persona creó para clientes y proveedores.
- Carpetas compartidas con su correo personal, por comodidad, en algún momento.
- Contraseñas compartidas que conocía: el portal de un proveedor, la cuenta de redes sociales, la wifi de la oficina.
- Aplicaciones conectadas a su cuenta con permiso para leer archivos.
- Colaboradores externos que entraron por su mediación y ya no tienen relación con el negocio.
- Su segundo factor, ligado a veces a su móvil personal: si la cuenta se conserva, cambia esos métodos.
Repasar esta lista una semana después de la salida, y no solo el último día, ayuda a encontrar lo que se escapó.
Revisar los enlaces que siguen circulando
El punto 1 de la lista es el más traicionero: un enlace abierto a cualquiera puede seguir funcionando aunque su autor ya no trabaje contigo, según lo que hagas con su cuenta y sus archivos. Conviene revisar la caducidad y los permisos de cada enlace que creó esa persona antes de dar la baja por terminada.
Cuando el dispositivo no vuelve
Si el portátil de la empresa no se devuelve, o la persona trabajaba con su propio móvil, el borrado remoto pasa a ser la prioridad. Los pasos para borrar a distancia los datos de un dispositivo son los mismos que ante un robo o una pérdida.