Box para empresas: la nube pensada para la gestión documental
Box para empresas es un servicio de almacenamiento en la nube orientado a la gestión documental: además de guardar y compartir archivos, ofrece permisos detallados por carpeta, firma electrónica y complementos de retención y de residencia de datos. Todos sus planes de empresa exigen un mínimo de tres usuarios y, desde el plan Business, no fijan un límite de almacenamiento, aunque sí un tamaño máximo por archivo y un número de versiones.
Box para empresas: almacenamiento con lógica de archivo de oficina
Box parte de una idea distinta a la de las suites de oficina: no viene con correo ni con una suite de oficina completa, sino con herramientas para decidir quién ve, sube, firma o conserva cada documento. Por eso aparece entre Drive, OneDrive, Dropbox y los demás con un perfil propio, más cercano al archivo de una oficina que al disco compartido. Su página de planes, en inglés, detalla lo que incluye cada uno.
Box encaja cuando tu negocio maneja muchos documentos con terceros, como clientes que envían papeles, proveedores que firman o colaboradores que solo deben ver una parte. No encaja en un autónomo que trabaja solo, porque todos sus planes de empresa piden al menos tres usuarios.
El espacio no es el límite; el tamaño de cada archivo, sí
Datos de la página de planes de Box, a fecha de octubre de 2026:
| Plan | Usuarios | Almacenamiento | Carga máxima por archivo | Versiones por archivo | Colaboradores externos |
|---|---|---|---|---|---|
| Business Starter | De 3 a 10 | 100 GB | 2 GB | 25 | No indicado |
| Business | Mínimo 3 | Ilimitado | 5 GB | 50 | Con coste por cada uno |
| Business Plus | Mínimo 3 | Ilimitado | 15 GB | 50 | Ilimitados |
| Enterprise | Mínimo 3 | Ilimitado | 50 GB | 100 | Ilimitados |
Un ejemplo práctico: un estudio de fotografía de Santiago que entrega vídeos de 8 GB no puede subirlos en el plan Business, cuyo límite por archivo es de 5 GB, y necesita al menos Business Plus. Antes de contratar, revisa el archivo más pesado que mueves en un mes normal.
Siete niveles de permiso para colaboradores
La pieza más diferencial de Box está en los permisos. Según su ayuda sobre los niveles de permiso de colaborador, hay siete roles:
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Copropietario | Lo mismo que un Editor y, además, cambiar algunos ajustes avanzados de la carpeta |
| Editor | Leer y modificar sin restricciones |
| Visualizador cargador | Lectura completa y subida de archivos |
| Previsualizador cargador | Lectura limitada y subida de archivos |
| Visualizador | Leer el contenido, sin modificarlo |
| Previsualizador | Solo previsualizar en el visor integrado |
| Cargador | Subir archivos y ver sus nombres, sin descargarlos ni abrirlos |
Editor y Visualizador existen en todas las cuentas. Los otros cinco requieren una cuenta Business o Enterprise, solo se aplican a carpetas y el administrador debe activarlos en la consola.
El rol de Cargador resuelve un problema clásico de una gestoría: cada cliente sube sus facturas a una carpeta sin poder ver las de los demás. El de Previsualizador sirve para enseñar un documento confidencial sin entregar una copia descargable.
Lo que viene incluido y lo que se añade aparte
En los planes Business, Business Plus y Enterprise, la tabla de Box incluye solicitudes de firma electrónica ilimitadas y Box AI para hacer preguntas sobre un archivo. Para trabajar desde el escritorio, Box Drive muestra los archivos en el Mac o el PC sin ocupar mucho espacio local.
Otras funciones se contratan como complementos:
- Box Zones: guarda el contenido en una de 10 regiones, para cumplir requisitos de residencia de datos.
- Box Governance: políticas de retención avanzadas, eliminación programada y conservación por motivos legales.
- Box Shield: controles de seguridad basados en la clasificación de los documentos y detección de amenazas.
- KeySafe: aparece también como complemento opcional en la tabla de planes.
Dónde se queda corto Box
- No sirve para una sola persona: el mínimo de tres usuarios descarta a muchos autónomos.
- Los colaboradores externos tienen coste en Business: la tabla indica un cargo por cada uno, mientras que en Business Plus y Enterprise son ilimitados.
- La residencia de datos se paga aparte: si necesitas que los documentos se queden en una región concreta, Box Zones no está incluido en el plan.
- Buena parte de la ayuda está en inglés: la página de planes y algunos artículos de soporte no tienen versión en español.
Si lo que más pesa son los archivos grandes
Cuando el problema principal es enviar vídeos o proyectos pesados a clientes, y no tanto controlar permisos, los planes de equipo de Dropbox combinan almacenamiento compartido con envíos de hasta 100 GB.
Si tu empresa ya funciona con Microsoft 365
Muchas pymes que buscan gestión documental ya tienen SharePoint sin saberlo. Antes de sumar Box, revisa lo que incluye OneDrive con su espacio de SharePoint en tu plan actual.