# Google Drive para empresas: lo que aporta Google Workspace

> Qué aporta Google Drive dentro de Google Workspace a una pyme: espacio agrupado, unidades compartidas, versiones, regiones de datos y control de los accesos.

**Google Drive para empresas** es el almacenamiento que se contrata con Google Workspace, la suite de Google con correo de dominio propio, documentos y videollamadas. Frente a una cuenta gratuita, añade espacio agrupado por usuario, unidades compartidas que pertenecen a la organización, una consola de administración y controles sobre lo que se comparte fuera de la empresa. Las ediciones Business admiten de 1 a 300 usuarios.

**En resumen**

1. En las ediciones Business de Google Workspace, el espacio es agrupado: 30 GB por usuario en Business Starter, 2 TB en Business Standard y 5 TB en Business Plus, compartidos entre Drive, Gmail y Google Fotos.
2. Los archivos de una unidad compartida pertenecen a la organización y siguen en ella cuando la persona que los creó deja la empresa.
3. Las versiones antiguas de un archivo que no es de Google se eliminan al cabo de 30 días o cuando hay 100 versiones más recientes, salvo que marques «Conservar para siempre».


## Google Drive para empresas: qué cambia frente a la cuenta gratuita

Si tu negocio ya guarda sus archivos en Google Drive, es probable que la duda no sea «¿Drive o no?», sino si compensa pasar de las cuentas personales a Google Workspace y con qué edición. Es una de las opciones que repasamos entre [las nubes que más usan las empresas](/guias/almacenamiento-en-la-nube/servicios/), y la tabla oficial para [comparar las ediciones Business](https://knowledge.workspace.google.com/admin/getting-started/editions/compare-business-editions?hl=es) es el mejor punto de partida para verificar cada detalle.

La respuesta corta: la versión empresarial de Drive no ofrece «más Drive», sino **control**. Los archivos dejan de depender de la cuenta de cada empleado, un administrador decide qué se puede compartir fuera y existe un procedimiento para recuperar lo borrado o heredar los archivos de quien se marcha.

### El espacio se reparte entre todo el equipo

En las ediciones Business, el almacenamiento es agrupado: cada licencia aporta una cantidad al total de la organización y cualquier usuario puede consumir de ese conjunto. Ese espacio, según la ayuda de Google, «se comparte entre Google Drive, Gmail y Google Fotos», así que el correo también cuenta.

Datos de la documentación oficial de Google, a fecha de octubre de 2026:

| Edición | Espacio agrupado por usuario | Unidades compartidas | Política de región de datos |
|---|---|---|---|
| Business Starter | 30 GB | Sí, sin gestión avanzada | No |
| Business Standard | 2 TB | Sí, con gestión avanzada | Sí, una para toda la organización |
| Business Plus | 5 TB | Sí, con gestión avanzada | Sí, una para toda la organización |

Un ejemplo con números: una gestoría de Valencia con seis personas en Business Standard dispone de 12 TB para todo el equipo (6 × 2 TB). Si una persona escanea mucho y otra apenas usa Drive, no importa: el límite es el total, no el de cada cuenta. El administrador puede, además, fijar cuánto espacio puede usar cada unidad compartida.

### Unidades compartidas: lo que no se va con quien se marcha

La diferencia más útil para una pyme está en las unidades compartidas. Los archivos que se guardan allí pertenecen a la organización, no a la persona que los subió, y permanecen cuando esa persona deja la empresa. En «Mi unidad», en cambio, cada archivo tiene un propietario individual.

Para lo que sí está en «Mi unidad», Google prevé un procedimiento: al borrar a un usuario, el administrador puede [transferir la propiedad de sus archivos](https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/transfer-drive-files-to-a-new-owner-as-an-admin?hl=es) a otra cuenta. Hay una excepción que conviene conocer antes de que ocurra: los elementos que estaban en la papelera de ese usuario no se transfieren y se borran con la cuenta.

### Versiones, papelera y recuperación

Drive guarda el historial de cambios, pero con límites distintos según el tipo de archivo. En los documentos que no son de Google (un PDF, un Excel, una foto), una versión anterior puede eliminarse al cabo de 30 días o cuando hay 100 versiones más recientes, según la [ayuda sobre versiones de Drive](https://support.google.com/drive/answer/2409045?hl=es). Si una versión es importante, la opción «Conservar para siempre» del menú «Gestionar versiones» evita que se borre.

La papelera elimina definitivamente los archivos al cabo de 30 días. Después, el administrador todavía puede recuperar lo borrado durante 25 días desde que el usuario vació la papelera, aunque la restauración recupera todo lo eliminado en el periodo elegido, no archivos sueltos.

### Compartir con clientes sin perder el control

Con una cuenta de trabajo, al compartir un archivo puedes añadir una fecha de vencimiento al acceso de una persona, como máximo a un año. En las carpetas, esa caducidad solo se aplica al rol de lector. También puedes impedir que los lectores descarguen, impriman o copien, con una advertencia de la propia Google: eso no evita que alguien comparta el contenido de otra forma.

Del lado del administrador, una regla de prevención de pérdida de datos (DLP) puede impedir las descargas, copias e impresiones en Drive para toda la organización. Es la diferencia entre confiar en que cada empleado recuerde las buenas prácticas y fijarlas por defecto.

### Dónde se guardan los datos y quién puede leerlos

Desde Business Standard, una política de región de datos permite guardar los datos cubiertos en reposo en Estados Unidos o en Europa, según la página de Google sobre [regiones de datos](https://knowledge.workspace.google.com/admin/compliance/choose-a-geographic-location-for-your-data?hl=es). Para una pyme española que trate datos de clientes, es un argumento a tener en cuenta junto con el RGPD; en América Latina, cada ley nacional fija sus propias condiciones para las transferencias.

Lo que no incluyen las ediciones Business es el cifrado del lado del cliente, el que impide que los servidores de Google puedan descifrar los archivos: a fecha de octubre de 2026, Google lo reserva a ediciones como Enterprise Plus, Frontline Plus y Education Standard o Plus.

### Tres matices antes de contratar

- **Business Starter se queda corto en gestión**: tiene unidades compartidas, pero no los controles avanzados de uso compartido y límites de almacenamiento.
- **Los archivos de Office se abren, con matices**: un Word o un Excel puede editarse en Documentos o Hojas de cálculo de Google, pero los gráficos y vídeos insertados en Word y PowerPoint se convierten en imágenes.
- **Drive para ordenadores ofrece dos modos**: ver sin descargar, que ocupa muy poco espacio en el ordenador (computadora) pero exige conexión, y replicar, que mantiene una copia completa en el disco.

### Cuando la duda real es Google o Microsoft

Muchas pymes no eligen Drive por el almacenamiento, sino por Gmail y los documentos en el navegador. Si en tu equipo conviven los dos mundos, el análisis para [decidir entre las dos suites de oficina](/guias/almacenamiento-en-la-nube/servicios/google-drive-o-onedrive/) parte de la forma de trabajar de cada persona, no de la tarifa.

### Si el equipo ya vive en Word y Excel

Cuando los archivos de trabajo son casi siempre documentos de Office con macros, plantillas o vínculos entre hojas, conviene mirar también [la nube que incluye Microsoft 365](/guias/almacenamiento-en-la-nube/servicios/onedrive/), con su terabyte por usuario y su integración con Teams.

### Cuando el proveedor no debe poder leer los archivos

Si tu prioridad es que nadie fuera de la empresa, ni siquiera el proveedor, pueda abrir los documentos, las ediciones Business de Google no lo ofrecen. Un servicio con [cifrado de extremo a extremo por defecto](/guias/almacenamiento-en-la-nube/servicios/proton-drive/) resuelve esa necesidad, a cambio de otras renuncias en colaboración.