OneDrive para empresas con Microsoft 365

OneDrive para empresas: el espacio de cada persona dentro de Microsoft 365

Si tu empresa contrata Microsoft 365 por el correo de Outlook o por Word y Excel, ya tiene OneDrive incluido, lo use o no. Entre lo que ofrece cada proveedor de nube, es el caso más habitual de almacenamiento que llega «de regalo» con otra cosa. La descripción oficial del servicio lo define como el espacio en la nube de cada usuario con licencia.

Esa palabra, «cada», es la clave. Microsoft indica que el almacenamiento de OneDrive está pensado para los archivos de trabajo personales y que no admite usarlo para datos de departamento u organización, ni asignar una licencia a un buzón genérico o a un bot. Para lo que pertenece al equipo, la herramienta prevista es SharePoint.

Un terabyte por persona y SharePoint para el equipo

Los tres planes de Microsoft 365 para empresas ofrecen el mismo espacio de OneDrive; cambian las aplicaciones y la seguridad. Datos de Microsoft, a fecha de octubre de 2026:

Fuente: comparativa de planes Microsoft 365 para empresas (PDF en inglés) y descripción del servicio OneDrive.

Cuando creas un equipo en Teams, sus archivos no van al OneDrive de nadie: se guardan en un sitio de SharePoint conectado al equipo. Todos los canales estándar comparten ese sitio y cada canal privado o compartido tiene el suyo. Por eso una pyme que trabaja en Teams suele tener los documentos comunes en SharePoint y los borradores de cada persona en OneDrive.

Archivos a petición: todo visible, poco espacio ocupado

En Windows, Archivos a petición muestra en el Explorador todo tu OneDrive sin descargarlo. Un archivo «solo en línea» no ocupa espacio en el ordenador (computadora) y no se abre sin conexión; al abrirlo pasa a «disponible localmente», y si lo marcas como «Mantener siempre en este dispositivo» queda siempre accesible sin internet.

Dos límites prácticos según el soporte de Microsoft: cada archivo puede pesar hasta 250 GB y se recomienda no sincronizar más de 300 000 elementos en total.

Papelera, restauración y versiones

En una cuenta profesional, lo que borras se conserva 93 días en la papelera de reciclaje, salvo que el administrador cambie la configuración. Para un desastre mayor, como un borrado masivo o un ransomware que ha cifrado todo, Restaurar OneDrive devuelve la cuenta completa a un momento de los últimos 30 días.

El historial de versiones lo controla el administrador: puede dejar los límites automáticos o fijar un número máximo de versiones principales, con o sin caducidad. La interfaz no permite bajar de 100 versiones ni de 30 días, y Microsoft desaconseja valores menores porque pueden provocar pérdidas de datos.

Cuatro tipos de vínculo para compartir

Al compartir un archivo eliges entre cuatro vínculos: «Cualquiera», que funciona para quien lo reciba, incluso fuera de la empresa; «Personas de su organización»; «Usuarios con acceso existente», que no cambia permisos; y «Determinadas personas». La fecha de expiración y la contraseña solo están disponibles para suscriptores de Microsoft 365 y, en carpetas, solo con el vínculo «Cualquiera». El administrador puede desactivar ese tipo de vínculo para que nadie comparta hacia fuera sin identificar al destinatario.

Cuando alguien deja la empresa

Este es el punto en el que más pymes pierden archivos. El proceso de Microsoft, descrito en su página sobre retención y eliminación de OneDrive, empieza solo cuando se elimina la cuenta del usuario: bloquear el inicio de sesión o quitar la licencia no lo activa. Una lista para recorrer antes de borrar a nadie:

1. Comprueba quién es su responsable en el perfil del usuario: es quien recibe acceso automático a su OneDrive.
2. Verifica que la delegación de acceso está activa en el centro de administración de SharePoint y designa un propietario secundario por si falta el responsable.
3. Mueve a SharePoint lo que pertenece al equipo antes de eliminar la cuenta.
4. Revisa el plazo de retención: 30 días por defecto, modificable. Siete días antes del final llega un recordatorio por correo.
5. No cuentes con la papelera para rescatar la cuenta: después del plazo, el OneDrive pasa 93 días en la papelera de la colección de sitios y solo se restaura con PowerShell.

Un matiz más: una cuenta de OneDrive sin licencia válida se archiva automáticamente el día 93 sin licencia.

Dónde se guardan los datos

Para los clientes con país de registro en la Unión Europea o en la AELC, Microsoft 365 queda dentro del límite de datos de la UE, que compromete a almacenar y procesar los datos de clientes en esos países. En América Latina, México y Chile figuran, junto con España, entre las geografías locales de Microsoft 365. La ubicación real de cada inquilino se consulta en el centro de administración, en el perfil de la organización, apartado «Ubicación de datos».

Si tu equipo trabaja sobre todo en el navegador

Cuando los documentos se crean y se comentan en línea y el correo es lo que manda, puede encajar mejor el Drive de Google Workspace, con su espacio agrupado y sus unidades compartidas.

La comparación directa entre los dos gigantes

Si en tu equipo hay quien defiende Gmail y quien no suelta Excel, merece la pena comparar Drive y OneDrive según el uso diario antes de migrar a nadie.

Cuando solo necesitas guardar y compartir archivos

Si ya tienes correo y ofimática resueltos y buscas solo almacenamiento con buenas herramientas para enviar archivos pesados, la opción de Dropbox para equipos se contrata sin cambiar el resto de tus herramientas.